Das Zwei-Lager-Problem: Ware zwischen eigenen Standorten unterwegs

Das zweite Lager kommt meist als gute Nachricht: mehr Fläche, näher an einer Kundengruppe, ein Mietvertrag, der zu gut ist, um ihn abzulehnen. Ein paar Monate später taucht eine neue Frage im Wochenmeeting auf. Vierzig Kartons haben am Dienstag den Hauptstandort verlassen. Der andere Standort meldet, sechsunddreißig entgegengenommen zu haben. Niemand weiß genau, ob die restlichen vier irgendwo im Regal stehen, noch auf dem Lkw sind, oder nie geladen wurden.

Das ist das Zwei-Lager-Problem. Ware zwischen den eigenen Standorten zu bewegen fühlt sich wie eine interne Angelegenheit an und bekommt deshalb weniger Papierkram als alles andere im Gebäude. Kein Kunde wartet, keine Rechnung wird gestellt, das Eigentum ändert sich nicht. Und genau deshalb geht dort Bestand verloren.

Eine Umlagerung ist zwei Dinge zugleich

Jede Umlagerung zwischen Standorten ist zugleich eine physische Sendung und eine Bewegung in der Bestandsführung. Die Sendung bewegt die Ware, die Bewegung in der Bestandsführung bewegt die Bestandszahl. Die meisten Probleme entstehen, wenn das eine ohne das andere passiert.

• Die Ware bewegt sich, die Bestandsführung nicht. Standort A zeigt den Bestand weiterhin, Standort B hat ihn im Regal, aber nicht im System. Einem Kunden wird Ware von A versprochen, die dort nicht mehr ist, während B nicht verkaufen kann, was tatsächlich da ist.
• Die Bestandsführung bewegt sich, die Ware nicht. Jemand bucht die Umlagerung im Büro, die Palette steht noch im Warenausgangsbereich von A, und B fehlt jetzt Bestand, der nie verschickt wurde.
• Die Bestandsführung bewegt sich einmal, in einem Schritt. Der Bestand verlässt A und erscheint gleichzeitig bei B, als bräuchte der Lkw keine Zeit. Was auf der Strecke passiert, einschließlich einer zurückgebliebenen Palette, bleibt unsichtbar.

Drei Zustände, nicht zwei

Die Lösung besteht darin, eine Umlagerung wie eine Kundenlieferung zu behandeln, mit einem klaren Zustand an jedem Punkt:

1. Bei Standort A. Im Regal, im Bestand von A, aus A versprechbar.
2. Unterwegs. Von A versandt, bei B noch nicht eingegangen. Von keinem der beiden Standorte versprechbar, aber trotzdem Ihr Eigentum, weiterhin gezählt, weiterhin auf einer Liste.
3. Bei Standort B. Eingegangen, geprüft und eingelagert, im Bestand von B.

„Unterwegs“ ist der Zustand, auf den es ankommt. Er sollte ein realer Ort in der Bestandsführung sein, mit einer Menge, einem Datum und einem Beleg dahinter, nicht eine Lücke zwischen zwei Zahlen. Ware, die länger unterwegs ist, als die Fahrt dauert, ist eine Frage, die jemand beantworten muss, und die Liste der offenen Umlagerungen ist der Ort, an dem diese Frage gestellt wird.

Zwei Bestätigungen, nicht eine

Eine Umlagerung ist erst abgeschlossen, wenn beide Seiten sie bestätigt haben.

Der Warenausgang bei A bestätigt, was tatsächlich verlassen hat: welche Artikel, wie viele, auf welchen Paletten, auf welchem Fahrzeug. Er nimmt den Bestand aus A heraus und setzt ihn auf „unterwegs“.

Der Wareneingang bei B bestätigt, was tatsächlich angekommen ist, gezählt gegen das, was A als versandt meldet. Er nimmt den Bestand aus „unterwegs“ heraus und setzt ihn in B ein.

Stimmen die beiden überein, schließt sich die Umlagerung. Stimmen sie nicht überein, bleibt die Differenz offen, als kurze Liste mit einem Namen daran, bis jemand die Ware gefunden oder die Differenz erklärt hat. Das ist die ganze Disziplin. Sie kostet einen Scan an jedem Ende, und sie macht aus „vier Kartons fehlen“ statt eines Rätsels eine Frage mit zwei möglichen Stellen, an denen man nachsehen kann.

Der Kompromiss ist es wert, ausgesprochen zu werden: eine zweiseitige Bestätigung ist langsamer als eine einzelne Buchung, und an einem hektischen Tag ist der empfangende Standort versucht, die Ware erst einzulagern und später zu bestätigen. Eine kurze Regel hilft: Nichts kommt bei B ins Regal, bevor der Wareneingang bestätigt ist. Ware, die darauf wartet, steht in einem markierten Wareneingangsbereich, wo sie sichtbar weiterhin unterwegs ist.

Der Lkw dazwischen

Läuft die Umlagerung über den eigenen Lkw, ist es eine Tour wie jede andere, mit Stopps, Zeiten und einem Fahrer. Läuft sie über einen Spediteur, ist es eine Buchung mit einem Lieferschein. In beiden Fällen sollten Transport und Umlagerung aufeinander verweisen, sodass sich eine Frage zur Ware aus dem Fahrzeug beantworten lässt und eine Frage zum Fahrzeug aus der Ware.

Liegen Transport und Lager in unterschiedlichen Systemen, geht genau diese Verbindung verloren: der Lkw zeigt eine abgeschlossene Tour, das Lager zeigt eine offene Umlagerung, und nichts verbindet die beiden. Über diese Nahtstelle haben wir geschrieben, in Transport und Lager in einem System.

Monatsabschluss, Jahresabschluss und die Liste, die niemand prüft

Offene Umlagerungen sind das Erste, das bei jeder Stichtagsabgrenzung zu prüfen ist. Ware, die um Mitternacht am letzten Tag des Jahres unterwegs ist, befindet sich in keinem der Gebäude und ist trotzdem Ihre. Steht sie auf keiner Liste, steht sie auch in keiner der beiden Inventuren. Die Jahresend-Seite davon haben wir behandelt, in Lager zum Jahresende.

Die wöchentliche Routine ist einfacher: ein Blick auf die Liste der offenen Umlagerungen, sortiert nach Alter. Alles, was älter ist, als die Fahrt dauert, bekommt einen Anruf. In den meisten Wochen ist die Liste kurz. Die Wochen, in denen sie es nicht ist, sind die Wochen, die sie Ihnen gerettet hat.

In navichain wird der Bestand je Artikel und je Lager geführt, mit jeder Bewegung in der Bestandsführung, sodass die Zahl an jedem Standort die Zahl ist, mit der das ganze Büro arbeitet. Reserviertes Gut wird gehalten, sodass dieselbe Palette nie zweimal versprochen wird, und der Meldebestand wird je Lager gesetzt. Wenn Ware auf dem eigenen Lkw oder bei einem Spediteur bewegt wird, läuft der Transport auf demselben Bestand und denselben Kunden, ohne dass etwas neu eingetippt wird. Die Lagerseite zeigt den Rest, und Preise zeigen, was es kostet.