Lager zum Jahresende: ein Schlussbestand, dem der Prüfer glaubt

Jedes Jahr im Dezember beginnt im selben Lager dasselbe Projekt. Jemand setzt den Inventurtermin an, jemand anderes jagt den offenen Wareneingängen nach, und am zweiten Januar taucht eine Tabelle auf, die zu erklären versucht, warum der Bestand, die Inventur und die Einkaufsbuchhaltung jeweils etwas anderes sagen. Im März hat der Wirtschaftsprüfer eine Frage gestellt, die niemand aus dem Gedächtnis beantworten kann, und die Antwort wird aus Lieferscheinen in einem Ordner zusammengesetzt.

Nichts davon ist Buchhaltung. Wie der Bestand zum Bilanzstichtag bewertet wird, ist Sache Ihres Steuerberaters und Wirtschaftsprüfers, und nichts hier ist eine Empfehlung dazu. Aber die Zahlen, die sie bewerten, kommen aus dem Lager, und die Fragen, die sie zu diesen Zahlen stellen, sind operativ. Es sind drei Fragen, und sie sind immer dieselben.

Die drei Fragen

Was war physisch da? Eine Inventur, durchgeführt zum Bilanzstichtag oder darauf abgestimmt, bei der jemand zeigen kann, dass sie ordentlich gemacht wurde: wer gezählt hat, wo, wann, und was mit den Differenzen passiert ist.

Was davon war Ihres? Nicht alles auf Ihren Regalen gehört Ihnen, und nicht alles, was Ihnen gehört, steht auf Ihren Regalen. Eine Zahl, die beides vermischt, ist in beide Richtungen zugleich falsch.

Auf welcher Seite von Mitternacht lag jede Bewegung? Eine Palette, die am 31. Dezember eingegangen ist, deren Rechnung aber erst im Januar kommt, oder eine im Dezember berechnete Lieferung, die erst am zweiten die Rampe verlassen hat. Jede steht in einem Jahr auf einem Konto und im anderen Jahr auf dem anderen. Genau darum geht es bei der Stichtagsabgrenzung, und dort liegt der größte Teil der Jahresend-Probleme.

Die erste Frage bekommt die ganze Aufmerksamkeit, weil die Inventur das sichtbare Ereignis ist. Die anderen beiden entscheiden, ob der Inventur geglaubt wird.

Die Inventur ist der leichte Teil

Über die Inventur selbst haben wir separat geschrieben, in Inventur, ohne das Lager zu stoppen: nach Lagerplatz zählen, blind zählen, und jede Korrektur als Bewegung mit einem Grund durch die Bestandsführung laufen lassen. Der Punkt zum Jahresende ist enger gefasst. Eine Inventur ist nur dann ein Beleg, wenn die Bestandsführung, mit der sie verglichen wird, bis zum Zeitpunkt der Zählung vollständig ist. Wurde Ware eingelagert, aber nicht gebucht, oder kommissioniert, aber nicht bestätigt, weicht die Inventur aus Gründen vom System ab, die nichts mit Schwund zu tun haben, und die Korrektur, die Sie buchen, schreibt einen Zeitfehler in den Anfangsbestand des nächsten Jahres fest.

Vor jeder Inventur zählen deshalb die offenen Belege mehr als die Zähler. Jeder Wareneingang entweder eingelagert und gebucht, oder bewusst offen gelassen, mit der Ware in einem markierten Wareneingangsbereich. Jede Kommissionierung entweder bestätigt oder freigegeben. Jede Umlagerung zwischen Ihren eigenen Standorten entweder am anderen Ende angekommen oder sichtbar unterwegs. Eine Inventur über einen Boden mit halbfertigen Belegen misst den Papierkram, nicht den Bestand.

Stichtagsabgrenzung: die Grenze ziehen und sie aufschreiben

Die Stichtagsabgrenzung ist nicht kompliziert, aber sie verzeiht nichts, weil es um exakte Zeitpunkte geht und das Lager für sie nicht stillsteht. Die Gewohnheiten, die sie glaubwürdig machen, sind klein:

• Den Zeitpunkt benennen. Letzter Wareneingang und letzter Warenausgang des Jahres, zu einer festgelegten, vorher vereinbarten Uhrzeit. Alles, was danach eintrifft, wartet in einem markierten Bereich und wird im neuen Jahr gebucht.
• Die letzten Belegnummern festhalten. Der letzte Wareneingang, die letzte Auslieferung, die letzte Umlagerung des Jahres. Mit diesen Nummern schriftlich festgehalten hat die Frage „war das im Dezember oder im Januar?“ eine Antwort in einer Zeile statt ein Ausgrabungsprojekt.
• Den Hof ansehen. Ein beladener Trailer, der um Mitternacht draußen steht, ist eine Stichtagsfrage auf Rädern. Wurde er versandt, oder ist er noch Bestand? Entscheiden, dokumentieren, fotografieren.
• Wissen, was zwischen den Standorten ist. Ware, die um Mitternacht zwischen zwei Ihrer eigenen Lager unterwegs ist, befindet sich in keinem der Gebäude und ist trotzdem Ihre. Werden Umlagerungen am einen Ende als Versand und am anderen als Wareneingang erfasst, ist die Liste der offenen Umlagerungen die Liste der Ware, die unterwegs ist. Geschieht das nicht, verschwindet diese Ware einfach aus beiden Inventuren.

Ob Ware auf dem Lkw eines Kunden oder Lieferanten schon Ihnen gehört, hängt von den Lieferbedingungen ab, und das ist eine Frage für diejenigen, die den Vertrag geschrieben haben. Die Aufgabe des Lagers ist es, die Belege zu haben, die zeigen, wo die Ware physisch war und welche Papiere mit ihr gereist sind.

Ware, die nicht Ihnen gehört

Das ist die Frage, bei der ein gemischtes Lager am häufigsten falschliegt. Ein Spediteur oder Logistikdienstleister, der Ware für Kunden lagert, hält unter Umständen mehr Paletten für andere als für sich selbst. Manche Unternehmen halten Konsignationslager, das bis zur Verwendung dem Lieferanten gehört. Und die meisten Unternehmen besitzen Bestand, der nicht in ihrem eigenen Gebäude steht: in einem Fremdlager, vermietet, in einem Servicefahrzeug, in Konsignation bei einem Kunden.

Zwei Regeln halten das ehrlich. Ware, die für andere verwahrt wird, wird gezählt, weil Sie dafür verantwortlich sind, aber sie wird gegen ihren Eigentümer gelistet und erscheint nie im eigenen Bestand. Und Ware, die Ihnen gehört, aber außerhalb Ihrer eigenen Räume liegt, wird nach Standort gelistet, mit einer Bestätigung von dem, der sie verwahrt.

Beide Regeln sind im Dezember nur einfach, wenn sie das ganze Jahr über gestimmt haben. Kam Kundengut auf einem ordentlichen Wareneingang herein und lebt auf einer eigenen Bestandsführung, ist die Verwahrliste ein Bericht. Kam es per Telefonanruf herein und steht auf denselben Regalen unter denselben Artikelnummern, ist das Trennen zum Jahresende Raterei, und es ist Raterei vor einem Wirtschaftsprüfer. Die Eingangsseite haben wir in Kundengut im eigenen Lager behandelt.

Retouren, Schäden und die Quarantäne-Ecke

Jedes Lager hat eine Ecke, in der Dinge warten: Retouren, die noch nicht geprüft sind, beschädigte Ware, die auf eine Entscheidung zur Reklamation wartet, Bestand, der für eine Qualitätsfrage zurückgehalten wird. Sie sind physisch vorhanden, oft Ihre, und möglicherweise nicht das wert, was das System sagt. Wie sie zu bewerten sind, ist keine Entscheidung des Lagers. Sie sichtbar zu machen, ist es. Ware mit bekanntem Zustand, einem Eigentümer und einem Status kann von jemandem bewertet werden, der weiß, wie. Ware in einer unbeschrifteten Ecke wird im Februar entdeckt.

Ein Kalender, der nicht in einem Dezemberprojekt endet

• Oktober und November: Inventurtermin und -umfang mit Ihrem Steuerberater und Wirtschaftsprüfer abstimmen. Fragen, ob die laufenden Zählungen des Jahres die Jahresendzahl stützen können und welche Belege sie dafür sehen wollen. Das ist ihre Entscheidung, und es ist günstiger, jetzt zu fragen als im Januar.
• Anfang Dezember: die offenen Belege abarbeiten. Alte Wareneingänge, unbestätigte Kommissionierungen, Umlagerungen, die niemand angenommen hat. Jeder davon ist eine Abweichung, die Sie sonst erst bei der Inventur finden.
• Der letzte Tag: den Stichtagszeitpunkt benennen, die letzten Belegnummern festhalten, über den Hof gehen, den Wartebereich markieren, die Verwahrliste ausdrucken.
• Januar: die Inventur mit der Bestandsführung abstimmen, jede Differenz über Ihrer Schwelle erklären, und die Belege dort ablegen, wo sie zu finden sind, wenn die Frage im März kommt.

Das Muster darunter ist dasselbe wie bei der Inventur. Ein Lager, dessen Bestandsführung das ganze Jahr stimmt, schließt das Jahr ab, indem es Berichte laufen lässt. Ein Lager, dessen Bestandsführung einmal im Jahr stimmt, schließt es durch Rekonstruktion ab, und die Rekonstruktion ist der Teil, dem niemand glaubt.

In navichain ist der Warenbestand eine Bestandsführung statt einer Zahl: verfügbar je Artikel und je Lager, mit jeder Bewegung auf einem Prüfpfad, sodass die letzte Bewegung vor Mitternacht eine Abfrage ist und keine Erinnerung. Paletten und Lagerplätze haben Adressen, Zählungen lassen sich auf ein Lager, eine Zone oder eine Artikelliste eingrenzen und blind durchführen, und eine Inventur korrigiert Paletten und Bestandsführung in einem Schritt. Kundengut in Verwahrung kommt auf einer versiegelten, mit Barcode versehenen Wareneingangsbestätigung herein und bleibt auf seiner eigenen Bestandsführung, sodass die Verwahrliste ein Bericht ist. Die Lagerseite zeigt den Rest, und Preise zeigen, was es kostet.