Tre klockor i varje uthyrning: avanmäld, hämtad, uthyrningsbar

En platschef ringer en uthyrningsdepå tio över två en torsdag och säger att saxliften är färdiganvänd. Chauffören hämtar den på måndag morgon. På tisdagen hittar verkstaden ett böjt skyddsräcke, delen kommer måndagen därpå och liften står på uthyrningslinjen igen dagen efter: tolv dagar efter telefonsamtalet.

Den som fakturerar ska nu avgöra hur många dagar som ska debiteras. Kunden säger att hyran slutade på torsdagen. Systemet säger att maskinen kom tillbaka på måndagen. Ingen skrev upp samtalet. Alla gjorde sitt jobb, och depån är på väg att antingen skänka bort fyra dagar eller starta en diskussion den inte kan vinna.

Tre händelser som får ett datum

De flesta hyresposter har ett enda fält som heter “återlämnad”. En hyra tar i själva verket slut tre gånger.

• Avanmäld. Kunden meddelar att den är klar. Det är den kommersiella händelsen: era villkor knyter debiteringens slut till den, oftast med viss framförhållning.
• Hämtad. Maskinen lämnar fysiskt kundens vård. Det är ansvarshändelsen. Fram till dess står maskinen på någon annans arbetsplats, ute i vädret, med nyckeln i en byggbod.
• Uthyrningsbar. Kontrollerad, reparerad, tvättad, laddad och tillbaka på linjen. Det är kapacitetshändelsen, och den enda som låter er lova maskinen till nästa kund.

Lägg de tre i ett fält, och depån kommer att tvista med kunderna om det första glappet och förlora pengar i tysthet i det andra.

Glapp ett: från avanmäld till hämtad

Det är de här dagarna man tvistar om, och tvisten handlar nästan alltid om bevis. Era villkor säger vem som betalar för dem. Era uppteckningar måste visa när de började och slutade.

Tre saker är värda att fånga vid varje avanmälan: vem som ringde och när, ett referensnummer som ni ger tillbaka till kunden och var på arbetsplatsen maskinen står. Referensnumret väger tyngst. En kund som fick ett avanmälningsnummer torsdag 14.10 ifrågasätter inte torsdagen, och det gör inte ni heller.

Hämtningen kräver samma omsorg som utleveransen och får oftast mindre. Ofta finns ingen på plats som kan skriva under. Det som ersätter en signatur är foton med tid och position, timmätarens ställning och en notering om synliga skador som görs innan maskinen lastas. Utan dem kan skadan som verkstaden hittar på tisdagen ha uppstått på arbetsplatsen, på bilen eller på er egen gård.

Glapp två: från hämtad till uthyrningsbar

Ingen fakturerar de här dagarna, så ingen mäter dem. För en hyrpark är det här beläggningen försvinner.

Ta en lift som hyrs ut för 800 kronor per dag. Om den står fyra dagar längre än nödvändigt mellan hämtning och uthyrningsbar, femton gånger per år, är det 48 000 kronor i hyra som den inte kunde tjäna in. På en maskin. Siffrorna är påhittade; det är räknesättet som är poängen.

Tiden går åt på tre ställen: i väntan på att någon ska kontrollera maskinen, i väntan på en del och i väntan på att någon ska markera den som klar när arbetet är gjort. Det sista är billigast att åtgärda och vanligast. En maskin som är lagad men fortfarande står som “i verkstad” är osynlig för uthyrningsdisken.

Det omvända misstaget kostar mer. En maskin som står som “återlämnad” ser tillgänglig ut. Uthyrningsdisken ser den på gården, lovar den till i morgon bitti och får veta klockan sju att den har ett böjt skyddsräcke.

En förlängning är samma problem åt andra hållet

När en kund vill behålla maskinen två dagar till beror svaret på nästa hyra, och nästa hyra lovades mot den tredje klockan. Att förlänga för den första kunden utan att titta på den andra flyttar problemet till någon som inte har ringt än. Den som säger ja behöver se nästa åtagande för just den maskinen innan svaret ges.

Vad en uppteckning inte kan avgöra

• Era villkor. När debiteringen upphör efter en avanmälan, minimiperioder, helger och delar av dagar är affärsbeslut. Ett system tillämpar dem konsekvent. Det väljer dem inte.
• Slitage eller skada. Det förblir en bedömning. Foton från utleverans och hämtning gör den till en jämförelse i stället för en tvist.
• Position är inte status. En spårsändare visar var maskinen är. Den visar inte att hyran har upphört eller att maskinen har återlämnats.

Mät glappen var för sig

Följ två tal per produktfamilj: mediantiden i dagar från avanmälan till hämtning och mediantiden från hämtning till uthyrningsbar. Det första är ett tal för transportplaneringen. Det andra är ett tal för verkstaden. Redovisade tillsammans som “omlöpstid” döljer de vilket lag som kan göra något åt saken.

Var navichain står

I navichain är en hyra en tjänst med pris per tidsenhet, hyresordern är en bokning på ett jobb och maskinen tilldelas jobbet som en resurs. Debiteringen följer den tilldelade och utnyttjade tiden, och fakturan skapas från samma bokning, så perioden på fakturan är perioden i uppteckningen.

Utleverans och hämtning är turer i samma plan som resten av era transporter. Förarappen fångar foton, signatur, tid och position vid överlämningen, och kvittensen förseglas och tidsstämplas. Därmed blir en hämtning ett bevis i stället för ett minne. En kontroll som inte godkänns öppnar en anmärkning på maskinen. Arbetsordern som åtgärdar den tar sina delar från samma hyllsiffror som depån använder, och inköp ser det saknade skyddsräcket samtidigt som verkstaden.

Uthyrningsdisk, transportkontor och verkstad kör oftast tre system som vart och ett har sitt eget datum för samma maskin. navichain håller alla tre klockorna i ett, och därför kan uthyrningsdisken lova mot rätt klocka. Plattformssidan visar hur delarna hänger ihop.