Lagersaldot är inget löfte: i lager, reserverat, disponibelt och inkommande

En kund ringer en grossist en tisdagseftermiddag och vill ha fyrtio rörkopplingar till torsdag. Säljaren öppnar lagerbilden, läser fyrtiotvå och säger ja. På onsdagen går plockaren till lagerplatsen och hittar tolv.

Ingenting var felräknat. Trettio av de fyrtiotvå plockades i en bur i måndags åt en entreprenör som hämtar på fredag, och skärmen räknar det som finns i byggnaden. Säljaren svarade på den fråga skärmen är byggd för att besvara. Det var fel fråga.

Fyra siffror med samma namn

De flesta kontor säger “lagersaldo” och menar den siffra de råkar titta på.

• I lager. Det som fysiskt finns i byggnaden, oavsett vem det är tänkt för.
• Reserverat. Finns i lager men är låst till en order som inte har skickats än.
• Disponibelt. I lager minus reserverat. Det är den enda siffran som ett löfte för i dag kan bygga på.
• Inkommande. Beställt hos en leverantör men inte mottaget. Det är en prognos med ett datum på.

Ett lagersaldo kan stämma exakt och ändå ge ett brutet löfte, eftersom noggrannheten hör till den första siffran och löftet till den tredje.

Där löftet går fel

Felen är vardagliga, och vart och ett är en förnuftig vana sedd inifrån.

• Reservationen görs vid plocket, inte vid ordern. Mellan ordern på måndagen och plocket på onsdagen kan samma varor säljas två gånger. Båda ordrarna togs emot i god tro.
• Inkommande läses som om det redan hade kommit. Leverantören bekräftade sextio till onsdag. Det kom fyrtioåtta, på torsdagen. Löftet gavs mot bekräftelsen.
• Varor som inte kan säljas räknas som lager. Skadat gods som väntar på en reklamation, en kunds eget gods som ni förvarar, en pall i karantän. Allt finns i lager. Inget av det är disponibelt.
• Enheten byts mellan skärmarna. Inköp köper kartonger om tjugofem, lagret räknar styck och kunden beställer meter.
• Varan finns i det andra lagret. Siffran stämde för företaget men inte för filialen som ska leverera i morgon.

En delleverans är ett beslut, och det har en ägare

När det disponibla inte räcker finns två ärliga svar: skicka det som finns nu och resten senare, eller håll ordern tills den är komplett. Båda kostar. En andra leverans kostar ett stopp till på en tur. Att hålla ordern kan kosta kunden en dag med montörer som står och väntar.

Det valet är kundens, och rätt tillfälle att erbjuda det är medan kunden fortfarande är kvar i telefonen. Det går bara om bristen syns när ordern läggs in. Upptäcks den vid hyllan bestämmer lagret i praktiken, och kunden får veta det av följesedeln.

Raden som blir kvar behöver två saker: ett datum och en person. En restorder utan ägare brukar återupptäckas av kunden.

Leveransdagen är både ett lagerfaktum och ett transportfaktum

En grossist med egna bilar lovar inte “plockat på torsdag”. Den lovar “hos er på torsdag”. Om det håller beror på vilken tur som kör området, om bilen har vikt och golvyta kvar och när plocket måste vara klart för att godset ska hinna med.

När lagret ligger i ett system och turplanen i ett annat lovar säljaren från det första, och trafikledningen upptäcker det andra. Kunden får höra “ja, torsdag” och sedan “tyvärr, fredag” av två personer som båda hade rätt om sin halva.

Vad det här inte löser

• Ett felaktigt saldo. Disponibelt räknas fram ur det som finns i lager. Är hyllsiffran fel blir varje siffra som bygger på den också fel, och ser exakt ut.
• En sen leverantör. Att skilja inkommande från lager hindrar er från att lova varor ni inte har. Det får dem inte att komma.
• Reservationer som aldrig dör. En offert som låser varor i sex veckor tömmer det disponibla utan att någon har sålt något. Någon måste bestämma hur länge en reservation får leva utan en order bakom sig.

En övning för en lugn eftermiddag

Ta tio orderrader från förra månaden som levererades sent eller ofullständigt. Ställ tre frågor om var och en. Vilken siffra läste den som gav löftet? Vilken av de fyra var det egentligen? När gjordes reservationen, vid ordern eller vid plocket?

De flesta grossister finner att saldot stämde i de allra flesta fallen. Löftet gavs från fel siffra av fyra korrekta.

Var navichain står

navichain håller lager, inköp och transport på en uppsättning siffror. Reserverat gods hålls, så samma pall lovas aldrig två gånger. Lagersaldot förs per artikel och per lager, i den enhet ni faktiskt räknar i, med varje inleverans, plock och rättelse i ett granskningsspår. Inköpsordrar tas emot mot ordern, så “beställt” och “mottaget” förblir två skilda fakta, och leverantörens följesedel och faktura stäms av mot båda innan ni betalar.

Det de flesta lagersystem lämnar utanför är leveransen. I navichain planeras turerna som kör godset i samma system. En plockad order blir en bokning på ett fordon utan att någon skriver in den igen, förarens signerade leveranskvittens hamnar på samma order och kunden följer den i sin egen portal. Plattformssidan beskriver vad som finns inuti. Bokföringen behåller ni där den är, och det finns ingen implementeringsavgift för att komma igång: en enskild modul är normalt i drift på några dagar.