Il problema dei due magazzini: la giacenza in transito tra le vostre sedi

Il secondo magazzino di solito arriva come una buona notizia: più spazio, più vicino a un gruppo di clienti, un affitto troppo conveniente per rifiutarlo. Qualche mese dopo, alla riunione settimanale compare una nuova domanda. Quaranta cartoni hanno lasciato la sede principale martedì. L’altra sede dice di averne ricevuti trentasei. Nessuno è sicuro se gli altri quattro siano su uno scaffale da qualche parte, sul camion, o non siano mai stati caricati.

Questo è il problema dei due magazzini. Spostare merce tra le vostre sedi sembra una questione interna, e quindi riceve meno carta di qualsiasi altra cosa nell’edificio. Nessun cliente aspetta, nessuna fattura viene emessa, la proprietà non cambia. Ed è esattamente per questo che lì la giacenza si perde.

Un trasferimento è due cose insieme

Ogni trasferimento tra sedi è insieme una spedizione fisica e un movimento di libro. La spedizione muove la merce; il movimento di libro muove la cifra di giacenza. La maggior parte dei problemi nasce dal fare una delle due senza l’altra.

• La merce si muove, il libro no. La sede A continua a mostrare la giacenza, la sede B la ha a scaffale ma non nel sistema. A un cliente viene promessa merce dalla sede A che non c’è più, mentre B non può vendere ciò che ha.
• Il libro si muove, la merce no. Qualcuno registra il trasferimento in ufficio, il pallet è ancora fermo nella zona di spedizione di A, e B risulta ora a corto di una giacenza che non gli è mai stata inviata.
• Il libro si muove una volta, in un solo passaggio. La giacenza lascia A e appare in B nello stesso istante, come se il camion non avesse impiegato tempo. Qualunque cosa succeda sulla strada, incluso un pallet lasciato indietro, resta invisibile.

Tre stati, non due

La soluzione è trattare un trasferimento come trattereste una spedizione a un cliente, con uno stato chiaro in ogni momento:

1. Alla sede A. A scaffale, nella giacenza di A, promettibile da A.
2. In transito. Spedito da A, non ancora ricevuto a B. Non promettibile da nessuna delle due sedi, ma ancora vostro, ancora contato, ancora su un elenco.
3. Alla sede B. Ricevuto, controllato e messo a scaffale, nella giacenza di B.

“In transito” è lo stato che conta. Dovrebbe essere un luogo reale nel libro, con una quantità, una data e un documento dietro, non un vuoto tra due numeri. La merce in transito più a lungo di quanto richieda il tragitto è una domanda a cui qualcuno deve rispondere, e l’elenco dei trasferimenti aperti è il posto dove quella domanda viene posta.

Due firme, non una

Un trasferimento è completo solo quando entrambi i capi lo hanno confermato.

La spedizione da A conferma ciò che è realmente partito: quali articoli, quanti, su quali pallet, su quale veicolo. Porta la giacenza fuori da A e la mette in transito.

Il ricevimento a B conferma ciò che è realmente arrivato, contato rispetto a ciò che A dichiara di aver spedito. Porta la giacenza fuori dal transito e la mette in B.

Quando le due cose coincidono, il trasferimento si chiude. Quando non coincidono, la differenza resta aperta, come un breve elenco con un nome sopra, finché qualcuno non ha trovato la merce o spiegato la differenza. Questa è tutta la disciplina. Costa una scansione a ogni capo, e trasforma “mancano quattro cartoni” da un mistero in una domanda con due posti possibili dove guardare.

Vale la pena dirlo chiaramente: una conferma a due vie è più lenta di una singola registrazione, e in una giornata intensa la sede che riceve sarà tentata di mettere a scaffale la merce prima e confermare dopo. Aiuta una regola breve: niente va a scaffale a B prima che il ricevimento sia confermato. La merce che aspetta resta in una zona di ricevimento segnalata, dove è ancora visibilmente in transito.

Il camion in mezzo

Se il trasferimento viaggia su un vostro mezzo, è un giro come un altro, con soste, orari e un conducente. Se viaggia con un vettore, è una prenotazione con un documento di trasporto. In entrambi i casi, trasporto e trasferimento dovrebbero rimandare l’uno all’altro, così che una domanda sulla merce possa trovare risposta dal veicolo, e una domanda sul veicolo dalla merce.

Quando trasporto e magazzino vivono in sistemi diversi, è proprio questo legame a perdersi: il camion mostra un giro completato, il magazzino mostra un trasferimento aperto, e nulla li collega. Abbiamo scritto di questa cucitura in trasporto e magazzino in un unico sistema.

Fine mese, fine anno e l’elenco che nessuno rivede

I trasferimenti aperti sono la prima cosa da controllare a ogni chiusura. La merce in transito a mezzanotte dell’ultimo giorno dell’anno non è in nessuno dei due edifici, ed è comunque vostra. Se non è su un elenco, non è in nessuno dei due conteggi. Abbiamo trattato il lato di fine anno in il magazzino di fine anno.

La routine settimanale è più semplice: uno sguardo all’elenco dei trasferimenti aperti, ordinato per anzianità. Tutto ciò che supera la durata del tragitto riceve una telefonata. La maggior parte delle settimane l’elenco è corto. Le settimane in cui non lo è sono quelle in cui vi ha salvato.

In navichain, la giacenza è tenuta per articolo e per magazzino, con ogni movimento sul libro, così la cifra a ogni sede è la cifra su cui lavora tutto l’ufficio. La merce riservata viene bloccata, così lo stesso pallet non è mai promesso due volte, e le regole di riordino si impostano per magazzino. Quando la merce viaggia sui vostri mezzi o su quelli di un vettore, il trasporto lavora sulla stessa giacenza e sui medesimi clienti, senza nulla da ridigitare. La pagina del magazzino mostra il resto, e i prezzi mostrano quanto costa.