El problema de los dos almacenes: stock en tránsito entre vuestras sedes

El segundo almacén suele llegar como una buena noticia: más espacio, más cerca de un grupo de clientes, un alquiler demasiado bueno para rechazarlo. Unos meses después aparece una nueva pregunta en la reunión semanal. Cuarenta cajas salieron de la sede principal el martes. La otra sede dice haber recibido treinta y seis. Nadie está seguro de si las otras cuatro están en alguna estantería, en el camión, o nunca se cargaron.

Ese es el problema de los dos almacenes. Mover mercancía entre vuestras propias sedes parece un asunto interno, así que recibe menos papeleo que cualquier otra cosa en el edificio. Ningún cliente espera, no se emite ninguna factura, la propiedad no cambia. Y por eso mismo es ahí donde el stock se pierde.

Un traspaso es dos cosas a la vez

Cada traspaso entre sedes es a la vez un envío físico y un movimiento de libro. El envío mueve la mercancía; el movimiento de libro mueve la cifra de stock. La mayoría de los problemas vienen de hacer una cosa sin la otra.

• La mercancía se mueve, el libro no. La sede A sigue mostrando el stock, la sede B lo tiene en la estantería pero no en el sistema. A un cliente se le promete mercancía de A que ya no está allí, mientras B no puede vender lo que tiene.
• El libro se mueve, la mercancía no. Alguien registra el traspaso en la oficina, el palé sigue en la zona de salida de A, y B se queda corto de un stock que nunca le enviaron.
• El libro se mueve una vez, en un solo paso. El stock sale de A y aparece en B en el mismo instante, como si el camión no hubiera tardado nada. Lo que pase por el camino, incluido un palé que se queda atrás, es invisible.

Tres estados, no dos

La solución es tratar un traspaso como trataríais un envío a un cliente, con un estado claro en cada momento:

1. En la sede A. En la estantería, en el stock de A, prometible desde A.
2. En tránsito. Despachado desde A, todavía no recibido en B. No prometible desde ninguna de las dos sedes, pero sigue siendo vuestro, se sigue contando, sigue en una lista.
3. En la sede B. Recibido, revisado y guardado, en el stock de B.

“En tránsito” es el estado que importa. Debería ser un lugar real en el libro, con una cantidad, una fecha y un documento detrás, no un hueco entre dos cifras. La mercancía que lleva en tránsito más tiempo del que dura el trayecto es una pregunta que alguien debe responder, y la lista de traspasos abiertos es donde esa pregunta se hace.

Dos firmas, no una

Un traspaso solo está completo cuando los dos extremos lo han confirmado.

La salida en A confirma lo que realmente salió: qué artículos, cuántos, en qué palés, en qué vehículo. Saca el stock de A y lo pone en tránsito.

La entrada en B confirma lo que realmente llegó, contado contra lo que A dice haber enviado. Saca el stock del tránsito y lo pone en B.

Cuando las dos coinciden, el traspaso se cierra. Cuando no coinciden, la diferencia queda abierta, como una lista corta con un nombre encima, hasta que alguien encuentra la mercancía o explica la diferencia. Esa es toda la disciplina. Cuesta un escaneo en cada extremo, y convierte “faltan cuatro cajas” de un misterio en una pregunta con dos sitios posibles donde buscar.

Merece la pena decir el coste: confirmar por los dos lados es más lento que un solo registro, y en un día muy ocupado la sede que recibe tendrá la tentación de guardar la mercancía primero y confirmar después. Ayuda una regla corta: nada va a una estantería en B antes de que la entrada esté confirmada. La mercancía que espera eso se queda en una zona de recepción señalada, donde sigue visiblemente en tránsito.

El camión por en medio

Si el traspaso va en vuestro propio camión, es una ruta como cualquier otra, con paradas, horarios y un conductor. Si va con un transportista, es una reserva con un albarán. En cualquiera de los dos casos, el transporte y el traspaso deberían remitirse el uno al otro, para que una pregunta sobre la mercancía se pueda responder desde el vehículo, y una pregunta sobre el vehículo desde la mercancía.

Cuando el transporte y el almacén viven en sistemas distintos, este es el enlace que se pierde: el camión muestra una ruta completada, el almacén muestra un traspaso abierto, y nada conecta los dos. Escribimos sobre esa costura en transporte y almacén en un solo sistema.

Fin de mes, fin de año y la lista que nadie revisa

Los traspasos abiertos son lo primero que hay que revisar en cualquier cierre. La mercancía en tránsito a medianoche del último día del año no está en ninguno de los dos edificios, y sigue siendo vuestra. Si no está en una lista, tampoco está en ninguno de los dos recuentos. Tratamos el lado de fin de año en el almacén de fin de año.

La rutina semanal es más simple: un vistazo a la lista de traspasos abiertos, ordenada por antigüedad. Todo lo que supera la duración del trayecto recibe una llamada. La mayoría de las semanas la lista es corta. Las semanas en que no lo es son las que os salvaron.

En navichain, el stock se lleva por artículo y por almacén, con cada movimiento en el libro, de modo que la cifra en cada sede es la cifra con la que trabaja toda la oficina. La mercancía reservada se bloquea, así que el mismo palé nunca se promete dos veces, y las reglas de reposición se fijan por almacén. Cuando la mercancía viaja en vuestros propios camiones o en los de un transportista, el transporte funciona sobre el mismo stock y los mismos clientes, sin volver a escribir nada. La página de almacén muestra el resto, y los precios muestran lo que cuesta.