Der Tag, an dem die Excel-Disposition an ihre Grenzen stößt

Irgendwo in den meisten kleinen Spediteuren gibt es eine Arbeitsmappe. Sie heißt so etwas wie Planung_v4.xlsx, hat einen Reiter pro Woche, Farbfüllungen, die für zwei Personen etwas bedeuten, und sie hat jede Ladung geplant, die das Unternehmen jemals transportiert hat. Sie funktioniert. Das ist der Teil, den Softwareanbieter bei Excel-Tabellen meist falsch einschätzen — sie behandeln sie als Beleg für Unordnung, wo sie in einem jungen Transportbetrieb normalerweise die richtige Entscheidung ist, aus guten Gründen getroffen.

Dieser Artikel handelt von dem Punkt, an dem sie aufhört, richtig zu sein. Dieser Punkt kommt später, als Anbieter behaupten, und früher, als die meisten Betriebe bemerken — und er wird nicht durch die Flottengröße markiert. Er wird durch vier konkrete Symptome markiert.

Warum die Excel-Tabelle so lange gewinnt

Ein Dispositionstag hat eine natürliche Form in einem Raster: Zeilen sind Ladungen, Spalten sind Tage oder Fahrzeuge, und die ganze Woche passt auf einen Bildschirm. Ein Disponent liest das schneller als jede Listenansicht, weil das Layout sein eigenes ist — aufgebaut danach, wie dieses Unternehmen tatsächlich arbeitet, nicht danach, wie ein Produktdesigner sich einen generischen Spediteur vorgestellt hat.

Sie ist auch ehrlich, was die Kosten angeht. Das Modell zu ändern dauert Sekunden: eine neue Spalte, ein neuer Reiter, eine Regel, die nirgends existiert außer im Kopf des Disponenten und in der bedingten Formatierung. Kein Anbieter, kein Ticket, kein Release. Wenn ein Kunde um etwas strukturell Ungewöhnliches bittet — Ware, die eine Woche stehen soll, ein Teillos, das auf zwei Strecken aufgeteilt wird, ein Preis, der am Telefon vereinbart wurde — nimmt die Excel-Tabelle das widerspruchslos an. Systeme, die so etwas ablehnen, sind nicht korrekter. Sie sind weniger flexibel, und manchmal lohnt sich dieser Tausch, manchmal nicht.

Der Wendepunkt handelt also nicht von Raffinesse. Er handelt davon, wie viele Menschen und Maschinen gleichzeitig dieselben Fakten lesen und schreiben müssen.

Symptom eins: zwei Personen in derselben Datei

Microsoft unterstützt tatsächlich, dass mehrere Personen dieselbe Arbeitsmappe gleichzeitig bearbeiten, aber die Bedingungen dafür sind es wert, gekannt zu werden. Gemeinsames Bearbeiten setzt voraus, dass die Datei im modernen .xlsx-Format vorliegt und auf OneDrive, OneDrive for Business oder in einer SharePoint-Online-Bibliothek liegt — ein lokal installiertes SharePoint unterstützt es nicht. Bestimmte Inhalte schalten es ab, darunter OLE-Objekte, Freihandobjekte und die veraltete Funktion für freigegebene Arbeitsmappen. Auf einer gewöhnlichen Netzwerkfreigabe bekommt die zweite Person, die die Datei öffnet, sie schreibgeschützt.

Die sichtbaren Kosten sind Warten: Der Disponent wartet, während jemand in der Buchhaltung die Datei offen hat. Die unsichtbaren Kosten sind schlimmer. Wird die Sperre unbequem genug, umgehen die Leute sie — eine Kopie auf dem Desktop, ein Ausdruck mit handschriftlichen Notizen, eine Nachricht, die die Datei nie erreicht. Jetzt gibt es zwei Versionen der Wahrheit und keinen verlässlichen Weg, herauszufinden, welche neuer ist.

Der Test: Wie oft fragt jemand im Büro bist du in der Datei? Lautet die Antwort täglich, haben Sie diese Grenze schon vor einer Weile überschritten.

Symptom zwei: die Tabelle endet an der Bürotür

Die Arbeitsmappe lebt im Büronetzwerk, und der Fahrer lebt in einer Kabine. Die Verbindung zwischen beiden ist ein Telefonanruf, was bedeutet, dass jede Statusänderung die Aufmerksamkeit zweier Personen kostet und nur ankommt, wenn beide Zeit zum Sprechen haben. Der Zustellnachweis folgt auf Papier: ein unterschriebener Beleg, der das Büro erreicht, wenn das Fahrzeug es tut — was bei einer mehrtägigen Tour Freitag sein kann für eine Zustellung am Montag.

Diese Lücke hat eine direkte finanzielle Kante, denn die meisten Spediteure können nicht fakturieren, was sie nicht belegen können — und der Beleg liegt in einer Mappe in der Kabine. Wir haben genau diese Verzögerung durchleuchtet in was Zustellnachweise auf Papier an Fakturierungszeit kosten.

Der Test: Zählen Sie die Tage zwischen Zustellung und Rechnung, und zählen Sie die Anrufe pro Tag, die nur dazu da sind, einen Fahrer zu fragen, wo er ist.

Symptom drei: niemand kann den Dienstag rekonstruieren

Überschreiben Sie eine Zelle, und der vorherige Wert ist weg. OneDrive und SharePoint behalten Dateiversionen, sodass ein verlorener Nachmittag meist wiederherstellbar ist — aber das Wiederherstellen bedeutet, alte Kopien zu öffnen und sie mit dem Auge zu vergleichen. Das ist nicht dasselbe wie die Fähigkeit, zu beantworten: Wer hat dieses Lieferfenster geändert, wann, und was stand vorher darin?

Die meisten Wochen spielt das keine Rolle. Es spielt eine Rolle an dem Tag, an dem ein Kunde behauptet, das gebuchte Fenster sei 08:00 gewesen, oder ein Schadensfall davon abhängt, welcher Fahrer welche Palette geladen hat, oder eine Wartezeitgebühr davon abhängt, wann das Fahrzeug tatsächlich ankam. In solchen Gesprächen gibt ein Betrieb, der seine eigene Aufzeichnung nicht zeigen kann, meist aus Kulanz nach. Dieses Nachgeben ist eine echte Kosten, und es taucht nie in einem Softwarevergleich auf, weil es unter Vertrieb verbucht wird, nicht unter IT.

Der Test: Die letzten drei Streitfälle — mit Belegen geklärt, oder klaglos hingenommen?

Symptom vier: der Kunde steht außerhalb der Datei

Die Excel-Tabelle ist von Natur aus intern. Kunden bekommen ihre Informationen deshalb auf dem einzigen anderen verfügbaren Weg: Sie rufen an, und ein Disponent unterbricht die Planung, um eine Zeile vorzulesen. Größere Kunden formalisieren das zu einer Forderung nach einer täglichen Status-E-Mail am Morgen — dieselbe Unterbrechung, nur mit Zeitplan.

Nichts davon ist unangemessenes Verhalten des Kunden. Er hat seine eigene Produktionslinie, seinen eigenen Endkunden und keinen Einblick in Ihre. Aber die Kosten landen vollständig im Tag Ihres Disponenten. Die Rechnung dazu steht in was ein Kundenportal tatsächlich abnimmt.

Das fünfte Symptom, das von Menschen handelt

Irgendwann wird die Arbeitsmappe zu einer Person. Ein Disponent weiß, warum Spalte M so formatiert ist, wie sie ist, welcher Reiter veraltet ist und welche der beiden Kopien die aktuelle ist. Wenn diese Person Urlaub hat, läuft der Betrieb mit reduzierter Kapazität, und alle wissen es. Das Unternehmen hat eine Ein-Personen-Abhängigkeit angehäuft, ohne das jemals entschieden zu haben.

Software beseitigt das Schlüsselpersonen-Risiko nicht. Sie verschiebt es aus einer undokumentierten Datei in eine dokumentierte Konfiguration — eine kleinere und leichter übertragbare Version desselben Problems, über die man sich klar sein sollte, statt sie als Heilmittel zu verkaufen.

Was kein Grund zum Wechsel ist

Klein zu sein ist keiner. Ebenso wenig, dass ein Wettbewerber sein TMS erwähnt, oder dass ein Berater die Excel-Tabelle unprofessionell nennt. Ein Fahrzeug, zwanzig Ladungen pro Woche, ein Disponent, der zugleich der Inhaber ist: Eine Excel-Tabelle ist schneller, günstiger und anpassungsfähiger als alles, was Sie kaufen könnten, und ein Wechsel würde Sie Tempo kosten, das Sie sich nicht leisten können.

Der Wendepunkt ist wirklich keine Flottengröße. Ein Betrieb mit drei Fahrzeugen, der Mehrstopp-Distribution mit kundengehaltenem Bestand fährt, kann alle vier Symptome schon im ersten Jahr erfüllen. Ein Betrieb mit fünfzehn Fahrzeugen, der jeden Tag denselben vertraglich gebundenen Shuttle fährt, mit einem Disponenten und einer Rechnung im Monat, erfüllt sie vielleicht nie. Beurteilen Sie die Symptome, nicht die Anzahl der Lkw.

Setzen Sie zuerst eine Zahl darauf

Bevor Sie irgendetwas in die engere Wahl nehmen, verbringen Sie eine gewöhnliche Woche mit Messen: Minuten, die dafür draufgehen, dieselbe Buchung ein zweites Mal einzutippen, erhaltene Statusanrufe, Tage zwischen Zustellung und Rechnung, wie oft die Datei gesperrt war, Streitfälle, die mangels Beleg nachgegeben wurden. Multiplizieren Sie mit den Wochen, die Sie arbeiten. Diese Zahl ist das, wogegen Sie kaufen würden — und ist sie kleiner als ein Abonnement, ist die richtige Antwort, die Excel-Tabelle zu behalten und in einem Jahr noch einmal hinzuschauen. Das ist ein legitimes Ergebnis, kein Mangel an Mut.

Rechtfertigt die Zahl eine Änderung, stehen die Fragen, die ein System vom anderen unterscheiden, in unserer Checkliste zur TMS-Auswahl. Und die Arbeitsmappe muss danach nicht weggeworfen werden: Für eine einmalige Analyse, ein Szenario oder eine Ausschreibungskalkulation ist eine mit einem Export gefütterte Excel-Tabelle immer noch das beste Werkzeug, das es gibt.

Wert zu wissen, bevor Sie sich auf irgendetwas festlegen: navichain hat eine kostenlose Stufe — 0 kr im Monat, ein Fahrzeug, 25 Vorgänge im Monat, zwei Büronutzer und 25 Geschäftspartner, mit allen Funktionen inklusive und der Fahrer-App mit zwei Plätzen pro Fahrzeug. Es ist keine Karte nötig, um zu starten, sodass Sie eine echte Woche parallel zur Excel-Tabelle planen und selbst beurteilen können, ob die vier Symptome verschwinden. Die Pläne darüber finden Sie auf der Preisseite, und die Plattformseite zeigt, was darin enthalten ist.