Problem dwóch magazynów: towar w drodze między własnymi lokalizacjami

Drugi magazyn zwykle przychodzi jako dobra wiadomość: więcej miejsca, bliżej grupy klientów, umowa najmu za dobra, by jej odmówić. Kilka miesięcy później na cotygodniowym spotkaniu pojawia się nowe pytanie. Czterdzieści kartonów opuściło główny magazyn we wtorek. Drugi magazyn mówi, że przyjął trzydzieści sześć. Nikt nie jest pewny, czy pozostałe cztery stoją gdzieś na półce, są na ciężarówce, czy nigdy nie zostały załadowane.

To jest problem dwóch magazynów. Przesuwanie towaru między własnymi lokalizacjami wydaje się sprawą wewnętrzną, więc dostaje mniej papierów niż cokolwiek innego w budynku. Żaden klient nie czeka, żadna faktura nie powstaje, własność się nie zmienia. I właśnie dlatego to tam gubi się towar.

Przesunięcie to dwie rzeczy naraz

Każde przesunięcie między lokalizacjami jest jednocześnie fizyczną wysyłką i ruchem w rejestrze. Wysyłka przesuwa towar, ruch w rejestrze przesuwa liczbę stanu. Większość problemów powstaje, gdy robi się jedno bez drugiego.

• Towar się przesuwa, rejestr nie. Magazyn A wciąż pokazuje ten stan, magazyn B ma go na półce, ale nie w systemie. Klientowi obiecuje się towar z A, którego tam już nie ma, podczas gdy B nie może sprzedać tego, co fizycznie trzyma.
• Rejestr się przesuwa, towar nie. Ktoś księguje przesunięcie w biurze, paleta wciąż stoi w strefie wysyłek A, a B brakuje teraz stanu, który nigdy nie został wysłany.
• Rejestr przesuwa się raz, w jednym kroku. Stan opuszcza A i pojawia się w B w tej samej chwili, jakby ciężarówka nie potrzebowała czasu. Wszystko, co dzieje się w drodze, w tym paleta zostawiona w połowie trasy, jest niewidoczne.

Trzy stany, nie dwa

Rozwiązanie to traktować przesunięcie tak, jak traktujecie wysyłkę do klienta, z wyraźnym stanem w każdym punkcie:

1. W magazynie A. Na półce, w stanie A, można obiecać z A.
2. W drodze. Wysłane z A, jeszcze nieprzyjęte w B. Nie można obiecać z żadnego z magazynów, ale wciąż jest wasze, wciąż liczone, wciąż na liście.
3. W magazynie B. Przyjęte, sprawdzone i odłożone na miejsce, w stanie B.

„W drodze“ to stan, który się liczy. Powinien być realnym miejscem w rejestrze, z ilością, datą i dokumentem za sobą, a nie szczeliną między dwiema liczbami. Towar, który jest w drodze dłużej, niż trwa jazda, to pytanie, na które ktoś musi odpowiedzieć, a lista otwartych przesunięć jest miejscem, gdzie to pytanie się zadaje.

Dwa potwierdzenia, nie jedno

Przesunięcie jest zakończone tylko wtedy, gdy obie strony je potwierdziły.

Wysyłka z A potwierdza, co faktycznie wyjechało: jakie artykuły, w jakiej liczbie, na jakich paletach, na jakim pojeździe. Wyprowadza stan z A i stawia go w drodze.

Przyjęcie w B potwierdza, co faktycznie dojechało, porównane z tym, co A zgłosiło jako wysłane. Wyprowadza stan ze stanu w drodze i wprowadza go do B.

Gdy te dwa się zgadzają, przesunięcie się zamyka. Gdy się nie zgadzają, różnica zostaje otwarta, jako krótka pozycja z nazwiskiem przy niej, aż ktoś znajdzie towar albo wyjaśni różnicę. To jest cała dyscyplina. Kosztuje skanowanie na każdym końcu, a zamienia „brakuje czterech kartonów“ z zagadki w pytanie z dwoma możliwymi miejscami do sprawdzenia.

Warto powiedzieć to wprost: potwierdzenie z dwóch stron jest wolniejsze niż jedna rezerwacja, a w pracowity dzień magazyn przyjmujący będzie kuszony, by najpierw odłożyć towar, a potwierdzić później. Pomaga krótka zasada: nic nie trafia na półkę w B przed potwierdzeniem przyjęcia. Towar czekający na to stoi w oznaczonej strefie przyjęć, gdzie wciąż widać, że jest w drodze.

Ciężarówka pomiędzy

Jeśli przesunięcie jedzie waszą własną ciężarówką, to trasa jak każda inna, z przystankami, godzinami i kierowcą. Jeśli jedzie z przewoźnikiem, to rezerwacja z listem przewozowym. W obu przypadkach transport i przesunięcie powinny odwoływać się do siebie, tak by pytanie o towar dało się odpowiedzieć na podstawie pojazdu, a pytanie o pojazd na podstawie towaru.

Gdy transport i magazyn żyją w różnych systemach, właśnie to połączenie się gubi: ciężarówka pokazuje zakończoną trasę, magazyn pokazuje otwarte przesunięcie, i nic nie łączy tych dwóch. Pisaliśmy o tym szwie w transporcie i magazynie w jednym systemie.

Koniec miesiąca, koniec roku i lista, którą nikt nie przegląda

Otwarte przesunięcia to pierwsza rzecz do sprawdzenia przy każdym cut-offie. Towar w drodze o północy ostatniego dnia roku nie jest w żadnym z budynków, a wciąż jest wasz. Jeśli nie jest na liście, nie jest też w żadnej z inwentaryzacji. Stronę roczną omówiliśmy w magazynie na koniec roku.

Tygodniowa rutyna jest prostsza: jedno spojrzenie na listę otwartych przesunięć, sortowaną po wieku. Wszystko starsze niż czas jazdy dostaje telefon. Większość tygodni lista jest krótka. Tygodnie, kiedy nie jest, to tygodnie, w których was uratowała.

W navichain stan prowadzony jest dla każdego artykułu i magazynu, z każdym ruchem w rejestrze, więc liczba przy każdym magazynie jest liczbą, na której pracuje całe biuro. Zarezerwowany towar jest blokowany, więc ta sama paleta nigdy nie zostaje obiecana dwukrotnie, a próg zamówienia ustawia się dla każdego magazynu. Gdy towar przemieszcza się na własnych ciężarówkach albo u przewoźnika, transport działa na tym samym stanie i tych samych klientach, bez ponownego wpisywania. Strona magazynu pokazuje resztę, a cennik pokazuje, co to kosztuje.