Rozliczanie magazynowania: modele według palety, dnia lub obu

Większość cen magazynowania ustala się raz, na spotkaniu, a potem dyskutuje każdego miesiąca, póki klient zostaje. Sama cena rzadko jest problemem. Problemem jest to, że nikt nie zapisał, co właściwie było wyceniane: która paleta, który dzień, liczony jak. Pierwsza faktura zmienia te luki w spór, a każda kolejna faktura otwiera go na nowo.

Istnieje tylko kilka powszechnych sposobów rozliczania magazynowania. Każdy jest rozsądny, każdy nagradza inne zachowanie, i każdy wymaga kilku definicji uzgodnionych zanim będzie można go zafakturować bez sporu.

Powszechne modele

Za miejsce paletowe i dzień. Klient płaci za każdą paletę, za każdy dzień, który stoi w waszym magazynie. To najbardziej sprawiedliwy model dla obu stron, kiedy wolumeny się zmieniają, bo opłata idzie w górę i w dół razem z zapasem. Wymaga też najdokładniejszych zapisów: musicie wiedzieć, kiedy każda paleta przyjechała i kiedy wyjechała.

Za miejsce paletowe i tydzień lub miesiąc. Ta sama idea z grubszym zegarem. Prościej fakturować, ale każda granica okresu staje się pytaniem. Czy paleta, która przyjechała 29. dnia, płaci za cały miesiąc? Jeśli odpowiedź to „to zależy od klienta“, macie kilka modeli cenowych, nie jeden.

Za metr kwadratowy lub wydzieloną powierzchnię. Klient wynajmuje część budynku, bez względu na to, co w niej stoi. To pasuje do stabilnych wolumenów, towaru nieforemnego albo kłopotliwego, który nie mieści się na miejscu paletowym, i do klientów, którzy chcą własnej ogrodzonej powierzchni. Nagradza klienta za wypełnienie powierzchni i chroni was, kiedy jej nie wypełnia, kosztem bycia niekonkurencyjnym, gdy jego zapas się skurczy.

Opłaty za obsługę, przyjęcie i wydanie. Opłata za każdą przyjętą paletę i za każdą wysłaną paletę lub zamówienie, zwykle ponad jeden z powyższych modeli magazynowania. W obsłudze siedzi praca, więc cena obejmująca tylko magazynowanie dla klienta o szybkiej rotacji po cichu subsydiuje jego przepływ waszymi godzinami wózka widłowego.

Opłata minimalna. Dolny próg na miesiąc, żeby klient z trzema paletami nie kosztował was więcej w administrowaniu, niż płaci. Mała rzecz, ale usuwa całą kategorię nierentownych kont.

Większość prawdziwych cenników łączy dwa lub trzy z tych modeli. To jest w porządku, o ile każda część ma własną definicję.

Co nagradza każdy model

Cennik jest też instrukcją. Rozliczanie za paletodzień mówi klientom, żeby trzymali zapas szczupły i odbierali go szybko, co jest dobre dla waszej powierzchni, a trudniejsze dla waszego planowania, bo wolumeny się wahają. Rozliczanie za powierzchnię mówi im, że powierzchnia jest już zapłacona, więc będą ją wypełniać, a towar o wolnej rotacji się w niej osiedli. Rozliczanie obsługi po wyższej cenie, a magazynowania po niskiej, nagradza klientów, którzy zostają długo; odwrotna kombinacja nagradza tych, którzy szybko odbierają towar.

Żaden z tych modeli nie jest błędny. Przydatne pytanie przed złożeniem oferty to, jakiego klienta chcecie mieć więcej, i czy model, który zaraz zaproponujecie, nagradza tego klienta czy tego drugiego.

Zegar: kiedy zaczyna się dzień?

Stąd właściwie pochodzi większość sporów o magazynowanie, i to jest część, którą najtaniej naprawić z wyprzedzeniem.

• Dzień przyjazdu i wyjazdu. Czy paleta, która przyjeżdża o 16:00, płaci za ten dzień? Czy paleta, która wyjeżdża o 8:00, płaci za dzień, w którym wyjeżdża? Obie odpowiedzi są do obrony. Brak odpowiedzi nie jest.
• Zdjęcie stanu albo rozliczenie ciągłe. Niektóre magazyny liczą zapas raz na okres, powiedzmy każdy poniedziałek rano, i rozliczają to, co tam stoi. Inne rozliczają każdy paletodzień faktycznie wykorzystany. Zdjęcie stanu jest prostsze, ale klient, który wysyła w piątki, a przyjmuje we wtorki, nigdy w nim nie występuje.
• Co liczy się jako paleta. Standardowa paleta do określonej wysokości to jedno miejsce. Czy paleta zbyt wysoka liczy się jako dwa? Pół palety jako pół? Luźne kartony na półce? Zapiszcie jednostkę, z wymiarami.
• Niepełne okresy i cut-off. Jeśli miesiąc kończy się w sobotę, które ruchy należą do której faktury? To samo pytanie o cut-off, co na koniec roku, tylko dwanaście razy w roku.

Zegar zapisany w umowie może zastosować każdy. Zegar, który istnieje tylko w głowie jednej osoby, kolejna osoba zastosuje inaczej, a klient zauważy to wcześniej niż wy.

Zapisy, na których stoi faktura

Niezależnie od modelu, faktura za magazynowanie jest tylko tak dobra jak zapis, kiedy każda paleta przyjechała i wyjechała. Jeśli towar jest przyjmowany na właściwym dokumencie z datą i godziną, i wydawany w ten sam sposób, paletodni to czysta arytmetyka. Jeśli przyjazdy notuje się na papierze, a wyjazdy wywodzi z planu transportu, każda faktura jest szacunkiem, a szacunek zaprasza do sporu.

Te same zapisy odpowiadają na pytania, które klienci faktycznie zadają. Czemu ten miesiąc jest wyższy? Pokażcie palety, daty, dni. Czy ta paleta była tu jeszcze 3. dnia? Pokażcie wydanie. Klient, który widzi własny zapas i własne ruchy, spiera się o fakturę dużo mniej, bo nie zostaje nic do zgadywania.

O stronie przyjęcia pisaliśmy osobno, w przechowywaniu towaru klienta: towar przechowywany dla innych potrzebuje potwierdzenia podpisanego przez obie strony, i to jest ten sam dokument, który uruchamia zegar magazynowania.

Przed pierwszą fakturą

Krótka lista kontrolna, uzgodniona na piśmie z każdym klientem magazynowym:

1. Model: za paletodzień, za okres, za powierzchnię, albo kombinacja.
2. Jednostka: co jest jednym miejscem paletowym, z wymiarami i tym, co się dzieje powyżej.
3. Zegar: dzień przyjazdu, dzień wyjazdu, zdjęcie stanu albo rozliczenie ciągłe.
4. Obsługa: co uruchamia opłatę za przyjęcie, opłatę za wydanie, i ewentualną opłatę za zamówienie.
5. Minimum, jeśli istnieje.
6. Gdzie klient może zobaczyć zapas i ruchy, na których zbudowana jest faktura.

Sześć linii, i większość sporów o faktury w następnym roku się nie zdarza.

W navichain towar klienta w powiernictwie przyjmowany jest na zapieczętowanym, kodowanym przyjęciu towaru, a magazynowanie jest rozliczane za paletodzień z rejestru powiernictwa, więc żaden paletodzień nigdy nie jest naliczony dwukrotnie. Klienci widzą własny towar w swoim portalu, i niczyj inny, a faktury trafiają do Fortnox lub Visma eAccounting. Strona magazynu pokazuje resztę, a cennik pokazuje, co to kosztuje.