Ubicazioni di magazzino che hanno senso per chi preleva alle 6 del mattino

Chiedete a un addetto al prelievo dove sta qualcosa e raramente otterrete un codice di ubicazione. Otterrete «nella cella frigorifera, a sinistra, dopo la scaffalatura rossa» oppure «dove stavano prima gli scatoloni grandi». Il sistema dice B-07-03-2. Entrambi descrivono lo stesso scaffale, e nel divario tra i due i nuovi arrivati perdono metà della prima settimana, e il personale esperto rimette la merce al posto sbagliato senza accorgersene.

Uno schema di ubicazioni ha due lettori. Il sistema ha bisogno che ogni ubicazione sia univoca, leggibile a scanner e ordinabile. Le persone hanno bisogno di trovarla, in fretta, la mattina presto, senza pensarci. Un buono schema serve entrambi. Uno schema pensato solo per il sistema viene aggirato dalle persone, e uno schema che vive solo nella testa delle persone non si può scansionare, ordinare o affidare a un interinale.

Cosa serve al sistema

I requisiti del sistema sono rigidi ma semplici.

• Univoca. Un codice, un posto. Due scaffali chiamati “A1” in due edifici sono un errore di prelievo in attesa di accadere.
• Strutturata. Un codice composto di parti — di solito zona, corsia, campata, livello e a volte posizione — così che “tutto nella corsia 7” diventi un filtro, non una ricerca.
• A larghezza fissa. B-07-03-2, non B-7-3-2. Con gli zeri davanti, i codici si ordinano nell’ordine in cui stanno a terra, e B-10 non appare tra B-1 e B-2 su una lista di prelievo.
• Leggibile a scanner. Ogni ubicazione porta un codice a barre, così il sistema registra dove la merce è davvero andata invece di dove qualcuno ricordava di averla messa. Dei codici a barre abbiamo scritto in le basi dei codici a barre di magazzino.

Cosa serve alle persone

Le persone si orientano per punti di riferimento, per abitudine e per verso di percorrenza. Uno schema che lo rispetta si impara in un giorno; uno che lo contraddice non si impara mai davvero.

• Zone chiamate come le persone già le chiamano. Se tutti la chiamano la cella frigorifera, il codice di zona deve ovviamente essere la cella frigorifera, non Z4. Una lettera che rappresenta qualcosa si ricorda; una arbitraria si deve andare a cercare.
• Numeri che seguono il percorso. Corsie numerate nell’ordine in cui si raggiungono dalla banchina, campate numerate nel verso in cui le persone camminano. Se la lista di prelievo è ordinata per ubicazione e le ubicazioni seguono il percorso, il giro si pianifica da solo.
• Livelli contati dal pavimento. Livello 1 in basso, sempre. Nessuno dovrebbe dover sapere quanti livelli ha una scaffalatura per trovare il livello 2.
• Lati che hanno senso. Numeri dispari su un lato della corsia, pari sull’altro, è una convenzione di lunga data perché funziona: sapete da che parte guardare prima ancora di arrivare.
• Nessun carattere che si confonde. Evitate lettere che si leggono come cifre: O e 0, I e 1, S e 5. Alle 6 del mattino, sotto la luce di un magazzino, verranno confuse.
• Etichette leggibili da dove si sta. Un’etichetta al livello 5 deve potersi leggere da terra o dal sedile di un carrello elevatore. Le dimensioni e la posizione contano più del design.

Ubicazioni che non sono scaffali

I posti che più spesso perdono giacenza sono quelli a cui nessuno ha dato un indirizzo.

• Pavimento e aree di stoccaggio a terra. Se i pallet stanno a terra, il pavimento ha bisogno di posti numerati, come una scaffalatura.
• Il piazzale. Un rimorchio usato come scorta esterna è un’ubicazione. Se non ha un numero, il suo contenuto è “da qualche parte fuori”.
• Ricevimento e area di attesa. La merce in attesa di essere messa a scaffale, o prelevata e in attesa di ritiro, è comunque giacenza. Date a queste aree dei codici di ubicazione e la merce che contengono resta reperibile.
• Quarantena, resi e danni. L’angolo dove le cose aspettano una decisione è esattamente il posto dove la giacenza si perde. Ha bisogno di un’ubicazione, e tutto ciò che contiene deve essere registrato su di essa.

Una prova semplice: percorrete l’edificio e indicate ogni posto dove la merce può stare. Se uno di questi non ha un codice, è da lì che arriverà il prossimo “non la troviamo”.

Rinominare un intero magazzino è un progetto

Prima o poi uno schema smette di funzionare: una nuova scaffalatura, un edificio unito a un altro, l’eredità di tre abitudini di denominazione diverse. Rinominare vale la pena di essere fatto. È anche facile sottovalutarlo, perché ogni etichetta, ogni registrazione di giacenza e la memoria di ogni persona cambiano tutti insieme.

Cosa tende ad andare bene:

• Progettate prima lo schema su carta, percorretelo con chi fa il prelievo, e cambiatelo prima che venga stampata una sola etichetta.
• Una zona alla volta, in un periodo tranquillo, non in avvicinamento a un picco.
• Mappate il vecchio sul nuovo nel sistema prima di rietichettare, così la giacenza segue il cambio di nome invece di essere registrata di nuovo da capo.
• Etichetta vecchia e nuova insieme per un po’. Qualche settimana con entrambe riduce gli errori della prima settimana quasi a zero.
• Contate la zona subito dopo la rietichettatura. Confermate che la giacenza ha seguito i nomi, e vi dà un punto di partenza pulito.

Fatto così, rinominare richiede qualche fine settimana e il magazzino funziona normalmente nel frattempo. Fatto tutto insieme, richiede alcune settimane di ricerche.

In navichain, il magazzino è disegnato come una piantina, con sezioni, scaffalature, zone e piazzali con posti numerati, così ogni pallet ha un indirizzo e non un’ipotesi. Ogni pallet è un’unità di movimentazione che sa dove si trova e cosa contiene, scansionare qualunque codice (pallet, ubicazione, SSCC o GTIN) apre il record giusto, e un solo formato di etichetta copre ogni pallet, ubicazione e ordine. La pagina del magazzino mostra il resto, e i prezzi mostrano quanto costa.