Lo scaffale non è una promessa: a magazzino, riservato, disponibile e in arrivo

Un cliente chiama un grossista martedì pomeriggio e chiede quaranta raccordi per tubi entro giovedì. La persona alle vendite apre la schermata di magazzino, legge quarantadue e dice sì. Il mercoledì l’addetto al prelievo va all’ubicazione e ne trova dodici.

Niente è stato contato male. Trenta dei quarantadue sono stati prelevati il lunedì in una gabbia per un’impresa che li ritira il venerdì, e la schermata conta ciò che è nell’edificio. Le vendite hanno risposto alla domanda per cui la schermata è stata costruita. Era la domanda sbagliata.

Quattro numeri sotto un solo nome

La maggior parte degli uffici dice “giacenza” e intende qualunque di questi numeri stia guardando in quel momento.

A magazzino. Ciò che è fisicamente nell’edificio, a chiunque sia destinato.

Riservato. A magazzino, ma impegnato su un ordine non ancora spedito.

Disponibile. A magazzino meno riservato. È il solo numero da cui può nascere una promessa per oggi.

In arrivo. Ordinato a un fornitore, ma non ancora ricevuto. È una previsione con una data attaccata.

Una giacenza può essere perfettamente esatta e produrre comunque una promessa rotta, perché l’esattezza appartiene al primo numero e la promessa al terzo.

Dove la promessa va storta

Gli errori sono ordinari, e ciascuno, visto da dentro, è un’abitudine ragionevole.

La riserva avviene al prelievo, non all’ordine. Tra l’ordine di lunedì e il prelievo di mercoledì, la stessa merce può essere venduta due volte. Entrambi gli ordini sono stati accettati in buona fede.

L’in arrivo si legge come se fosse già arrivato. Il fornitore aveva confermato sessanta per mercoledì. Ne sono arrivati quarantotto, il giovedì. La promessa è stata fatta sulla conferma.

La merce invendibile viene contata come giacenza. Merce danneggiata in attesa di un reclamo, merce di un cliente che custodite per lui, un pallet in quarantena. Tutto questo è a magazzino. Niente di tutto ciò è disponibile.

L’unità cambia da schermata a schermata. Gli acquisti comprano in cartoni da venticinque, il magazzino conta a pezzi, e il cliente ordina a metri.

La merce è nell’altro magazzino. Il numero era giusto per l’azienda e sbagliato per la filiale che deve consegnare domani.

Una consegna parziale è una decisione, e ha un responsabile

Quando la quantità disponibile non basta, ci sono due risposte oneste: spedire ora quello che c’è e il resto più tardi, oppure trattenere l’ordine finché non è completo. Entrambe hanno un prezzo. Una seconda consegna costa una fermata in più su un giro. Trattenere l’ordine può costare al cliente una giornata con i montatori fermi in cantiere.

Questa scelta appartiene al cliente, e il momento giusto per offrirla è mentre è ancora al telefono. Funziona solo se la carenza è visibile al momento dell’inserimento dell’ordine. Scoperta allo scaffale, decide il magazzino di default, e il cliente lo scopre dal documento di trasporto.

La riga che resta indietro ha bisogno di due cose scritte a fianco: una data e una persona. Un ordine arretrato senza un responsabile viene di solito riscoperto dal cliente.

Il giorno di consegna è un fatto di magazzino e un fatto di trasporto

Un grossista con mezzi propri non promette “prelevato giovedì”. Promette “da voi giovedì”. Che questo si mantenga dipende da quale giro copre quella zona, se il veicolo ha ancora peso e volume liberi, ed entro quando il prelievo deve essere finito perché la merce salga sul giro.

Quando la giacenza vive in un sistema e il piano dei giri in un altro, le vendite promettono dal primo, e l’operativo scopre il secondo. Il cliente sente “sì, giovedì”, e poi “siamo spiacenti, venerdì” — da due persone che avevano entrambe ragione sulla propria metà.

Cosa questo non risolve

Un conteggio sbagliato. Il disponibile si calcola dal magazzino. Se il numero a scaffale è sbagliato, ogni numero costruito su di esso è sbagliato a sua volta — e intanto appare preciso.

Un fornitore in ritardo. Separare l’in arrivo dal magazzino vi impedisce di promettere merce che non avete. Non la fa arrivare.

Riserve che non muoiono mai. Un’offerta che blocca merce per sei settimane svuota il numero disponibile senza che nessuno abbia venduto nulla. Qualcuno deve decidere quanto a lungo una riserva può vivere senza un ordine dietro.

Un esercizio per un pomeriggio tranquillo

Prendete dieci righe d’ordine del mese scorso spedite in ritardo o in modo incompleto. Per ciascuna fate tre domande. Quale numero ha letto la persona quando ha fatto la promessa? Quale dei quattro era davvero? Quando è stata fatta la riserva — all’ordine o al prelievo?

La maggior parte dei grossisti scopre che il conteggio era corretto nella grande maggioranza dei casi. La promessa veniva dal numero sbagliato tra quattro numeri corretti.

Dove si colloca navichain

navichain tiene magazzino, acquisti e trasporto su un unico insieme di numeri. La merce riservata viene bloccata, così lo stesso pallet non è mai promesso due volte. Le quantità a magazzino sono tenute per articolo e per deposito, nell’unità in cui contate davvero, con ogni ricevimento, prelievo e correzione su una pista di controllo. Gli ordini d’acquisto vengono ricevuti contro l’ordine, così “ordinato” e “arrivato” restano due fatti separati, e il documento di trasporto e la fattura del fornitore vengono verificati contro entrambi prima di pagare.

La parte che la maggior parte dei sistemi di magazzino lascia fuori è la consegna. In navichain i giri che trasportano la merce sono pianificati nello stesso sistema, così un ordine prelevato diventa una prenotazione su un veicolo senza che nessuno la ridigiti, la prova di consegna firmata dal conducente atterra su quell’ordine, e il cliente la segue nel proprio portale. La pagina della piattaforma descrive cosa c’è dentro. La vostra contabilità resta dove è, e non c’è nessun costo di implementazione per iniziare: un singolo modulo è in genere operativo in pochi giorni.