Fatturare lo stoccaggio: modelli che seguono il pallet, il giorno o entrambi

La maggior parte dei prezzi di stoccaggio viene fissata una volta, in una riunione, e poi discussa ogni mese per tutto il tempo che il cliente resta. Il prezzo in sé è raramente il problema. Il problema è che nessuno ha scritto cosa viene fatturato: quale pallet, quale giorno, contato come. La prima fattura trasforma queste lacune in una contestazione, e ogni fattura successiva la riapre.

Esistono solo pochi modi comuni per fatturare lo stoccaggio. Ciascuno è ragionevole, ciascuno premia un comportamento diverso, e ciascuno richiede alcune definizioni concordate prima di poter essere fatturato senza discussioni.

I modelli comuni

A posto pallet al giorno. Il cliente paga per ogni pallet, per ogni giorno in cui sta nel vostro magazzino. È il modello più equo per entrambe le parti quando i volumi si muovono, perché la fatturazione segue la giacenza su e giù. Richiede anche i registri più precisi: dovete sapere quando ogni pallet è entrato e quando è uscito.

A posto pallet alla settimana o al mese. La stessa idea con un orologio più grezzo. Più semplice da fatturare, ma ogni confine di periodo diventa una domanda. Un pallet arrivato il 29 paga il mese intero? Se la risposta è “dipende dal cliente”, avete diversi modelli di fatturazione, non uno.

Al metro quadro o area dedicata. Il cliente affitta una parte dell’edificio, qualunque cosa ci stia dentro. Questo si adatta a volumi stabili, merce voluminosa o scomoda che non entra in un posto pallet, e a clienti che vogliono una propria area recintata. Premia il cliente che riempie lo spazio e vi protegge quando non lo fa, al costo di diventare poco competitivi quando la sua giacenza si riduce.

Costi di movimentazione, in entrata e in uscita. Un costo per ogni pallet ricevuto e per ogni pallet o ordine spedito, di solito in aggiunta a uno dei modelli di stoccaggio sopra. La movimentazione è dove sta la manodopera, quindi un prezzo di solo stoccaggio per un cliente ad alta rotazione sussidia silenziosamente il suo flusso con le vostre ore di carrello elevatore.

Costi minimi. Una soglia minima al mese, così che un cliente con tre pallet non vi costi di più in amministrazione di quanto paga. Piccola cosa, ma elimina un’intera categoria di conti non profittevoli.

La maggior parte dei listini reali combina due o tre di questi. Va bene, purché ciascuna parte abbia la propria definizione.

Cosa premia ciascun modello

Il prezzo è anche un’istruzione. Fatturare a pallet-giorno dice ai clienti di tenere la giacenza magra e di ritirarla subito, il che è buono per il vostro spazio e più difficile per la vostra pianificazione, perché i volumi oscillano. Fatturare per superficie dice loro che lo spazio è già pagato, quindi lo riempiranno, e la merce a rotazione lenta ci si fermerà. Fatturare la movimentazione con generosità e lo stoccaggio a basso costo premia i clienti di lunga permanenza; il contrario premia quelli a rotazione rapida.

Nessuno di questi è sbagliato. La domanda utile prima di preventivare è quale tipo di cliente volete di più, e se il modello che state per offrire premia quel cliente o l’altro.

L’orologio: quando inizia un giorno?

È da qui che nasce davvero la maggior parte delle contestazioni sullo stoccaggio, ed è la parte più economica da sistemare in anticipo.

• Giorni di arrivo e partenza. Un pallet che arriva alle 16:00 paga quel giorno? Un pallet che parte alle 8:00 paga il giorno in cui parte? Entrambe le risposte sono sostenibili. Non avere una risposta non lo è.
• Istantanea o continuo. Alcuni magazzini contano la giacenza una volta per periodo, diciamo ogni lunedì mattina, e fatturano ciò che sta lì. Altri fatturano ogni pallet-giorno effettivamente usato. Un’istantanea è più semplice, ma un cliente che spedisce il venerdì e riceve il martedì non vi compare mai.
• Cosa conta come pallet. Un pallet standard fino a un’altezza dichiarata è un posto. Un pallet fuori altezza conta due? Un mezzo pallet metà? Cartoni sfusi su uno scaffale? Scrivete l’unità, con le dimensioni.
• Periodi parziali e cut-off. Se il mese finisce di sabato, quali movimenti appartengono a quale fattura? La stessa domanda di cut-off che a fine anno, solo dodici volte l’anno.

Un orologio scritto nell’accordo può essere applicato da chiunque. Un orologio che vive nella testa di una persona viene applicato diversamente dalla persona successiva, e il cliente lo nota prima di voi.

I registri su cui si basa la fattura

Qualunque sia il modello, una fattura di stoccaggio è buona solo quanto lo è il registro di quando ogni pallet è entrato e uscito. Se la merce viene ricevuta su un documento in regola con data e ora, e rilasciata nello stesso modo, i pallet-giorno sono aritmetica. Se gli arrivi sono annotati su carta e le partenze dedotte dal piano dei giri, ogni fattura è una stima, e una stima invita a una contestazione.

Gli stessi registri rispondono alle domande che i clienti fanno davvero. Perché questo mese è più alto? Mostrate i pallet, le date, i giorni. Quel pallet era ancora qui il 3? Mostrate il rilascio. Un cliente che può vedere la propria giacenza e i propri movimenti discute molto meno della fattura, perché non c’è più nulla da indovinare.

Del lato ricevimento abbiamo scritto separatamente, in custodire la merce dei clienti: la merce custodita per altri ha bisogno di un documento di ricevimento firmato da entrambe le parti, ed è lo stesso documento che avvia l’orologio dello stoccaggio.

Prima della prima fattura

Una breve lista, concordata per scritto con ogni cliente di stoccaggio:

1. Il modello: a pallet-giorno, per periodo, per area, o una combinazione.
2. L’unità: cos’è un posto pallet, con le dimensioni e cosa succede sopra di esso.
3. L’orologio: giorno di arrivo, giorno di partenza, istantanea o continuo.
4. La movimentazione: cosa fa scattare un costo in entrata, un costo in uscita, e qualsiasi costo per ordine.
5. Il minimo, se c’è.
6. Dove il cliente può vedere la giacenza e i movimenti su cui si basa la fattura.

Sei righe, e la maggior parte delle contestazioni di fatturazione dell’anno prossimo non avviene.

In navichain, la merce dei clienti in custodia entra con un documento di ricevimento sigillato e con codice a barre, e lo stoccaggio viene fatturato a pallet-giorno a partire dal libro di custodia, così nessun pallet-giorno viene mai fatturato due volte. I clienti vedono la propria merce nel loro portale, e non quella di nessun altro, e le fatture vanno a Fortnox o Visma eAccounting. La pagina del magazzino mostra il resto, e i prezzi mostrano quanto costa.