Le problème des deux entrepôts : le stock en transit entre vos propres sites

Le deuxième entrepôt arrive en général comme une bonne nouvelle : plus d’espace, plus proche d’un groupe de clients, un bail trop avantageux pour le refuser. Quelques mois plus tard, une nouvelle question apparaît à la réunion hebdomadaire. Quarante cartons ont quitté le site principal le mardi. L’autre site dit en avoir reçu trente-six. Personne n’est sûr que les quatre manquants soient sur une étagère quelque part, sur le camion, ou n’aient jamais été chargés.

C’est le problème des deux entrepôts. Déplacer de la marchandise entre vos propres sites ressemble à une affaire interne, et reçoit donc moins de papier que tout le reste dans le bâtiment. Aucun client n’attend, aucune facture n’est émise, la propriété ne change pas. Et c’est exactement pour cela que le stock s’y perd.

Un transfert est deux choses à la fois

Chaque transfert entre sites est à la fois une expédition physique et un mouvement de registre. L’expédition déplace la marchandise ; le mouvement de registre déplace le chiffre de stock. La plupart des problèmes viennent du fait de faire l’un sans l’autre.

• La marchandise se déplace, le registre non. Le site A affiche toujours le stock, le site B l’a sur l’étagère mais pas dans le système. Un client se voit promettre une marchandise du site A qui n’y est plus, tandis que B ne peut pas vendre ce qu’il détient.
• Le registre se déplace, la marchandise non. Quelqu’un enregistre le transfert au bureau, la palette est encore dans la zone d’expédition de A, et B se retrouve en rupture d’un stock qui ne lui a jamais été envoyé.
• Le registre se déplace une fois, en une étape. Le stock quitte A et apparaît chez B au même instant, comme si le camion n’avait pris aucun temps. Tout ce qui se passe sur la route, y compris une palette laissée derrière, devient invisible.

Trois états, pas deux

La solution consiste à traiter un transfert comme une expédition client, avec un état clair à chaque instant :

1. Au site A. Sur l’étagère, dans le stock de A, promettable depuis A.
2. En transit. Expédié depuis A, pas encore reçu chez B. Non promettable depuis aucun des deux sites, mais toujours à vous, toujours compté, toujours sur une liste.
3. Au site B. Reçu, contrôlé et rangé, dans le stock de B.

« En transit » est l’état qui compte. Il devrait s’agir d’un lieu réel dans le registre, avec une quantité, une date et un document derrière, et non d’un écart entre deux chiffres. Une marchandise en transit plus longtemps que le trajet ne le justifie est une question à laquelle quelqu’un doit répondre, et la liste des transferts ouverts est l’endroit où cette question se pose.

Deux signatures, pas une

Un transfert n’est complet que lorsque les deux bouts l’ont confirmé.

L’expédition en A confirme ce qui est réellement parti : quels articles, combien, sur quelles palettes, sur quel véhicule. Elle sort le stock de A et le met en transit.

La réception en B confirme ce qui est réellement arrivé, compté par rapport à ce que A dit avoir envoyé. Elle sort le stock du transit et le met dans B.

Quand les deux concordent, le transfert se clôture. Quand ils ne concordent pas, l’écart reste ouvert, comme une courte liste portant un nom, jusqu’à ce que quelqu’un ait retrouvé la marchandise ou expliqué la différence. C’est toute la discipline. Cela coûte un scan à chaque bout, et cela transforme « il manque quatre cartons » d’un mystère en une question avec deux endroits possibles où chercher.

Le compromis vaut d’être dit : une confirmation des deux côtés est plus lente qu’un enregistrement unique, et un jour chargé, le site qui reçoit sera tenté de ranger la marchandise d’abord et de confirmer plus tard. Une règle courte aide : rien ne va sur une étagère chez B avant que la réception soit confirmée. La marchandise qui attend cela patiente dans une zone de réception marquée, où elle reste visiblement en transit.

Le camion entre les deux

Si le transfert se fait sur votre propre camion, c’est une tournée comme une autre, avec des arrêts, des horaires et un chauffeur. S’il se fait avec un transporteur, c’est une réservation avec un bon de livraison. Dans les deux cas, le transport et le transfert devraient se référer l’un à l’autre, pour qu’une question sur la marchandise puisse être résolue depuis le véhicule, et une question sur le véhicule depuis la marchandise.

Quand le transport et l’entrepôt vivent dans des systèmes différents, c’est ce lien qui se perd : le camion affiche une tournée terminée, l’entrepôt affiche un transfert ouvert, et rien ne relie les deux. Nous avons écrit sur cette couture dans transport et entrepôt dans un seul système.

Fin de mois, fin d’année et la liste que personne ne relit

Les transferts ouverts sont la première chose à vérifier à toute coupure. La marchandise en transit à minuit le dernier jour de l’année n’est dans aucun des deux bâtiments et reste pourtant la vôtre. Si elle n’est pas sur une liste, elle n’est dans aucun des deux inventaires non plus. Nous avons traité le volet fin d’année dans l’entrepôt de fin d’année.

La routine hebdomadaire est plus simple : un coup d’œil à la liste des transferts ouverts, triée par ancienneté. Tout ce qui dépasse la durée du trajet reçoit un appel téléphonique. La plupart des semaines, la liste est courte. Les semaines où elle ne l’est pas sont celles où elle vous a sauvé.

Dans navichain, le stock est tenu par article et par entrepôt, avec chaque mouvement sur le registre, si bien que le chiffre à chaque site est celui à partir duquel tout le bureau travaille. La marchandise réservée est bloquée, si bien que la même palette n’est jamais promise deux fois, et les règles de réassort se fixent par entrepôt. Quand la marchandise se déplace sur vos propres camions ou ceux d’un transporteur, le transport fonctionne sur le même stock et les mêmes clients, sans ressaisie. La page de l’entrepôt montre le reste, et les tarifs montrent ce que cela coûte.