Entrepôt de fin d'année : une clôture de stock que l'auditeur croit

Chaque mois de décembre, le même projet démarre dans le même entrepôt. Quelqu’un planifie l’inventaire, quelqu’un d’autre relance les réceptions en attente, et le deux janvier arrive un tableau qui tente d’expliquer pourquoi le chiffre de stock, l’inventaire et le grand livre des achats racontent chacun une histoire différente. En mars, l’auditeur pose une question à laquelle personne ne peut répondre de mémoire, et la réponse est reconstituée à partir de bons de livraison sortis d’un carton.

Rien de tout cela n’est de la comptabilité. La façon dont le stock est valorisé à la date de clôture relève de votre comptable et de votre auditeur, et rien ici n’est un conseil à ce sujet. Mais les chiffres qu’ils valorisent viennent de l’entrepôt, et les questions qu’ils posent sur ces chiffres sont opérationnelles. Il y en a trois, et ce sont toujours les mêmes.

Les trois questions

Qu’y avait-il physiquement ? Un inventaire, effectué à la date de clôture ou rapproché de celle-ci, dont quelqu’un peut montrer qu’il a été fait correctement : qui a compté, où, quand, et ce qu’il est advenu des écarts.

Qu’est-ce qui était à vous ? Tout ce qui se trouve sur vos rayons ne vous appartient pas, et tout ce qui vous appartient n’est pas sur vos rayons. Un chiffre qui mélange les deux est faux dans les deux sens à la fois.

De quel côté de minuit est tombé chaque mouvement ? Une palette réceptionnée le 31 décembre dont la facture arrive en janvier, ou une livraison facturée en décembre mais sortie du quai le deux. Chacune se trouve une année sur un registre et l’autre année sur l’autre. C’est tout le sens de la coupure d’exercice, et c’est là que vit la plupart des ennuis de fin d’année.

La première question retient toute l’attention, car l’inventaire est l’événement visible. Les deux autres décident si l’on croit cet inventaire.

Le comptage est la partie facile

Nous avons écrit séparément sur le comptage, dans des inventaires sans arrêter l’entrepôt : compter par emplacement, compter à l’aveugle, faire passer chaque correction par le registre comme un mouvement avec un motif. Le point de fin d’année est plus étroit. Un inventaire n’est une preuve que si le registre auquel on le compare est complet jusqu’au moment de l’inventaire. Si des marchandises ont été rangées mais non enregistrées, ou prélevées mais non confirmées, l’inventaire ne concorde pas avec le système pour des raisons qui n’ont rien à voir avec une perte, et l’ajustement que vous passez inscrit une erreur de timing dans le solde d’ouverture de l’année suivante.

Donc, avant tout inventaire, les documents ouverts comptent plus que les compteurs. Chaque réception est soit rangée et enregistrée, soit délibérément laissée ouverte avec la marchandise dans une zone de réception marquée. Chaque prélèvement est soit confirmé, soit libéré. Chaque transfert entre vos propres sites est soit reçu à l’autre bout, soit visiblement en transit. Un inventaire mené sur un sol aux documents inachevés mesure la paperasse, pas le stock.

Coupure d’exercice : tracez la ligne, puis notez-la

La coupure d’exercice n’est pas compliquée, mais elle ne pardonne rien, car il s’agit de moments précis et l’entrepôt ne s’arrête pas pour eux. Les habitudes qui la rendent crédible sont petites :

• Nommez l’instant. Dernière entrée et dernière sortie de marchandise de l’année, à une heure fixée, convenue à l’avance. Tout ce qui arrive après attend dans une zone marquée et est enregistré dans la nouvelle année.
• Notez les derniers numéros de documents. La dernière réception, la dernière expédition, le dernier transfert de l’année. Avec ces numéros notés, la question « était-ce en décembre ou en janvier ? » a une réponse en une ligne au lieu d’un chantier archéologique.
• Regardez la cour. Une remorque chargée qui stationne à l’extérieur à minuit est une question de coupure d’exercice sur roues. A-t-elle été expédiée, ou est-elle encore du stock ? Décidez, documentez-le, photographiez-le.
• Sachez ce qui se trouve entre les sites. Une marchandise qui circule à minuit entre deux de vos propres entrepôts n’est dans aucun des deux bâtiments et reste pourtant la vôtre. Si les transferts sont enregistrés comme une expédition à un bout et une réception à l’autre, la liste des transferts ouverts est la liste de la marchandise en transit. Si ce n’est pas le cas, cette marchandise disparaît simplement des deux inventaires.

Savoir si la marchandise sur le camion d’un client ou d’un fournisseur est déjà la vôtre dépend des conditions de livraison, et c’est une question pour ceux qui ont rédigé le contrat. Le rôle de l’entrepôt est d’avoir les documents qui montrent où se trouvait physiquement la marchandise et quels papiers l’ont accompagnée.

La marchandise qui n’est pas la vôtre

C’est la question qu’un entrepôt mixte se trompe le plus souvent. Un transporteur ou une entreprise logistique qui stocke de la marchandise pour des clients peut détenir plus de palettes au nom d’autrui que pour son propre compte. Certaines entreprises détiennent un stock en dépôt-vente qui reste la propriété du fournisseur jusqu’à son utilisation. Et la plupart des entreprises possèdent un stock qui n’est pas dans leur bâtiment : chez un prestataire tiers, en location, dans un véhicule de service, en dépôt chez un client.

Deux règles préservent l’honnêteté de tout cela. La marchandise détenue pour autrui est comptée, car vous en êtes responsable, mais elle est inscrite au nom de son propriétaire et jamais dans votre propre chiffre de stock. Et la marchandise que vous possédez hors de vos locaux est répertoriée par emplacement, avec une confirmation émanant du dépositaire.

Les deux règles sont faciles en décembre seulement si elles ont été vraies toute l’année. Si la marchandise du client est entrée par une véritable réception et vit sur son propre registre, la liste de garde est un rapport. Si elle est entrée sur un simple appel téléphonique et se trouve sur les mêmes rayons sous les mêmes références, la séparer en fin d’année relève de la conjecture, et c’est une conjecture devant un auditeur. Nous avons traité le volet réception dans le stockage de marchandises de clients.

Retours, avaries et le coin de quarantaine

Chaque entrepôt a un coin où les choses attendent : des retours pas encore inspectés, de la marchandise abîmée en attente d’une décision de réclamation, un stock bloqué pour une question de qualité. Ils sont physiquement présents, souvent les vôtres, et possiblement ne valent pas ce que dit le système. Comment les valoriser n’est pas une décision d’entrepôt. Les rendre visibles, oui. Une marchandise dont l’état, le propriétaire et le statut sont connus peut être valorisée par quelqu’un qui sait faire. Une marchandise dans un coin sans étiquette se découvre en février.

Un calendrier qui ne se termine pas par un projet de décembre

• Octobre et novembre : convenez de la date et du périmètre de l’inventaire avec votre comptable et votre auditeur. Demandez si les comptages tournants de l’année peuvent étayer le chiffre de fin d’année, et quelles preuves ils souhaiteraient. C’est leur décision, et il est moins coûteux de le demander maintenant qu’en janvier.
• Début décembre : apurez les documents ouverts. Anciennes réceptions, prélèvements non confirmés, transferts que personne n’a reçus. Chacun est un écart que vous trouveriez sinon lors de l’inventaire.
• Le dernier jour : nommez le moment de la coupure d’exercice, notez les derniers numéros de documents, parcourez la cour, marquez la zone d’attente, imprimez la liste de garde.
• Janvier : rapprochez l’inventaire du registre, expliquez chaque écart au-dessus de votre seuil, et classez les preuves là où elles pourront être retrouvées quand la question arrivera en mars.

Le schéma sous-jacent est le même que pour le comptage. Un entrepôt dont le registre est juste toute l’année clôture l’année en lançant des rapports. Un entrepôt dont le registre n’est juste qu’une fois par an la clôture par reconstitution, et la reconstitution est la partie à laquelle personne ne croit.

Dans navichain, le stock est un registre plutôt qu’un chiffre : disponible par article et par entrepôt, avec chaque mouvement sur une piste d’audit, si bien que le dernier mouvement avant minuit est une consultation plutôt qu’un souvenir. Les palettes et les emplacements ont des adresses, les inventaires peuvent être limités à un entrepôt, une zone ou une liste d’articles et menés à l’aveugle, et un inventaire corrige les palettes et le registre dans la même opération. La marchandise des clients en dépôt entre par un bon de réception scellé et codé à barres et reste sur son propre registre, si bien que la liste de garde est un rapport. La page de l’entrepôt montre le reste, et les tarifs montrent ce que cela coûte.