Ubicaciones de almacén que tienen sentido para un preparador a las 6 de la mañana

Preguntadle a un preparador dónde está algo y rara vez obtendréis un código de ubicación. Obtendréis «en la cámara frigorífica, a la izquierda, después de la estantería roja» o «donde estaban antes las cajas grandes». El sistema dice B-07-03-2. Las dos describen la misma estantería, y en esa diferencia es donde el personal nuevo pierde media primera semana, y donde el personal con experiencia vuelve a dejar las cosas en el sitio equivocado sin darse cuenta.

Un esquema de ubicaciones tiene dos lectores. El sistema necesita que cada ubicación sea única, legible por escáner y ordenable. El personal necesita encontrarla, rápido, a primera hora, sin pensar. Un buen esquema sirve a los dos. Un esquema pensado solo para el sistema termina esquivado por el personal, y un esquema que solo vive en la cabeza del personal no se puede escanear, ordenar ni entregar a alguien temporal.

Lo que necesita el sistema

Los requisitos del sistema son estrictos, pero sencillos.

• Única. Un código, un sitio. Dos estanterías llamadas “A1” en dos edificios es un error de preparación esperando a ocurrir.
• Estructurada. Un código formado por partes — normalmente zona, pasillo, módulo, nivel y a veces posición — de modo que “todo en el pasillo 7” sea un filtro, no una búsqueda.
• De ancho fijo. B-07-03-2, no B-7-3-2. Con ceros a la izquierda, los códigos se ordenan en el orden en que están sobre el terreno, y B-10 no aparece entre B-1 y B-2 en una lista de preparación.
• Legible por escáner. Cada ubicación lleva un código de barras, para que el sistema registre adónde fue realmente la mercancía en vez de dónde recordaba alguien haberla dejado. Del código de barras ya hablamos en lo básico de los códigos de barras de almacén.

Lo que necesita el personal

El personal se orienta por puntos de referencia, por costumbre y por orden de recorrido. Un esquema que respeta eso se aprende en un día; uno que lo contraría nunca llega a aprenderse de verdad.

• Zonas llamadas como ya las llama el personal. Si todo el mundo la llama la cámara frigorífica, el código de zona debe ser obviamente la cámara frigorífica, no Z4. Una letra que representa algo se recuerda; una arbitraria hay que buscarla.
• Números que siguen el recorrido. Pasillos numerados en el orden en que se llega a ellos desde el muelle, módulos numerados en el sentido en que camina el personal. Si la lista de preparación está ordenada por ubicación y las ubicaciones siguen el recorrido, la ruta se planifica sola.
• Niveles contados desde el suelo. Nivel 1 abajo, siempre. Nadie debería tener que saber cuántos niveles tiene una estantería para encontrar el nivel 2.
• Lados que tienen sentido. Números impares en un lado del pasillo, pares en el otro, es una convención de toda la vida porque funciona: sabéis hacia qué lado mirar antes incluso de llegar.
• Sin caracteres que se confunden. Evitad letras que se leen como cifras: O y 0, I y 1, S y 5. A las 6 de la mañana, bajo la luz de un almacén, se confundirán.
• Etiquetas legibles desde donde estéis. Una etiqueta en el nivel 5 tiene que poder leerse desde el suelo o desde el asiento de una carretilla elevadora. El tamaño y la colocación importan más que el diseño.

Ubicaciones que no son estanterías

Los sitios que con más frecuencia pierden existencias son los que nadie les dio una dirección.

• Suelo y zonas de apilado. Si los palés están en el suelo, el suelo necesita sitios numerados, igual que una estantería.
• El patio. Un remolque usado como almacenaje de desborde es una ubicación. Si no tiene número, su contenido es “por ahí fuera”.
• Recepción y espera de salida. La mercancía que espera a guardarse, o la ya preparada y a la espera de que la recojan, sigue siendo stock. Dadle a esas zonas códigos de ubicación y la mercancía que contienen sigue siendo localizable.
• Cuarentena, devoluciones y daños. El rincón donde las cosas esperan una decisión es justo el sitio donde el stock se pierde. Necesita una ubicación, y todo lo que haya en ella tiene que quedar registrado en ella.

Una prueba sencilla: recorred el edificio y señalad cada sitio donde pueda haber mercancía. Si alguno no tiene código, de ahí saldrá el siguiente “no la encontramos”.

Renombrar todo un almacén es un proyecto

Tarde o temprano un esquema deja de funcionar: una estantería nueva, un edificio fusionado, la herencia de tres costumbres de nombrar distintas. Renombrar merece la pena. También es fácil subestimarlo, porque cada etiqueta, cada registro de stock y la memoria de cada persona cambian a la vez.

Lo que suele salir bien:

• Diseñad primero el esquema en papel, recorredlo con quienes preparan los pedidos, y cambiadlo antes de imprimir una sola etiqueta.
• Una zona cada vez, en un periodo tranquilo, no en la antesala de un pico.
• Haced corresponder lo viejo con lo nuevo en el sistema antes de reetiquetar, de modo que el stock viaje con el cambio de nombre en vez de volver a registrarse.
• Etiqueta vieja y nueva juntas durante un tiempo. Unas semanas con las dos reducen casi a cero los errores de la primera semana.
• Contad la zona justo después de reetiquetar. Confirma que el stock viajó con los nombres, y os da un punto de partida limpio.

Hecho así, renombrar lleva unos fines de semana y el almacén funciona con normalidad entre medias. Hecho de golpe, lleva varias semanas de búsqueda.

En navichain, el almacén se dibuja como un plano, con secciones, estanterías, zonas y patios con sitios numerados, de modo que cada palé tiene una dirección y no una suposición. Cada palé es una unidad de manipulación que sabe dónde está y qué contiene, escanear cualquier código (palé, ubicación, SSCC o GTIN) abre el registro correcto, y un único formato de etiqueta cubre cada palé, ubicación y pedido. La página de almacén muestra el resto, y los precios muestran lo que cuesta.