Facturar el almacenaje: modelos que siguen el palé, el día o ambos

La mayoría de los precios de almacenaje se fijan una vez, en una reunión, y luego se discuten cada mes mientras el cliente se queda. El precio en sí raras veces es el problema. El problema es que nadie escribió qué se estaba cobrando: qué palé, qué día, contado cómo. La primera factura convierte esos vacíos en una disputa, y cada factura siguiente la reabre.

Solo hay un puñado de formas habituales de cobrar el almacenaje. Cada una es razonable, cada una premia un comportamiento distinto, y cada una necesita unas pocas definiciones acordadas antes de poder facturarse sin discusión.

Los modelos habituales

Por hueco de palé y por día. El cliente paga por cada palé, cada día que permanece en vuestro almacén. Es el modelo más justo para ambas partes cuando los volúmenes varían, porque el cobro sigue el stock hacia arriba y hacia abajo. También exige los registros más precisos: hay que saber cuándo entró cada palé y cuándo salió.

Por hueco de palé y por semana o mes. La misma idea con un reloj más grueso. Más sencillo de facturar, pero cada límite de periodo se convierte en una pregunta. ¿Un palé que llega el 29 paga el mes entero? Si la respuesta es “depende del cliente”, tenéis varios modelos de facturación, no uno.

Por metro cuadrado o zona dedicada. El cliente alquila una parte del edificio, sea lo que sea lo que haya en ella. Esto va bien con volúmenes estables, mercancía voluminosa o incómoda que no cabe en un hueco de palé, y clientes que quieren su propia zona vallada. Premia al cliente que llena el espacio y os protege cuando no lo hace, a costa de quedar poco competitivos cuando su stock se reduce.

Costes de manipulación, de entrada y salida. Un coste por cada palé recibido y por cada palé o pedido enviado, normalmente encima de uno de los modelos de almacenaje anteriores. La manipulación es donde está la mano de obra, así que un precio de solo almacenaje para un cliente de rotación rápida subvenciona en silencio su flujo con vuestras horas de carretilla.

Cuotas mínimas. Un suelo por mes, para que un cliente con tres palés no os cueste administrar más de lo que paga. Es poco, pero elimina toda una categoría de cuentas poco rentables.

La mayoría de las listas de precios reales combinan dos o tres de estos. Está bien, siempre que cada parte tenga su propia definición.

Lo que premia cada modelo

El precio también es una instrucción. Cobrar por palé-día dice a los clientes que mantengan el stock ligero y lo retiren pronto, lo cual es bueno para vuestro espacio y más difícil para vuestra planificación, porque los volúmenes oscilan. Cobrar por superficie les dice que el espacio ya está pagado, así que lo llenarán, y el stock de rotación lenta se instalará ahí. Cobrar la manipulación con generosidad y el almacenaje barato premia a los clientes de larga estancia; lo contrario premia a los de rotación rápida.

Ninguno de estos modelos está mal. La pregunta útil antes de dar un precio es qué tipo de cliente queréis tener más, y si el modelo que estáis a punto de ofrecer premia a ese cliente o al otro.

El reloj: ¿cuándo empieza un día?

De aquí viene realmente la mayoría de las disputas de almacenaje, y es la parte más barata de resolver por adelantado.

• Días de llegada y salida. ¿Un palé que llega a las 16:00 paga ese día? ¿Un palé que sale a las 8:00 paga el día en que sale? Las dos respuestas son defendibles. No tener respuesta no lo es.
• Instantánea o continuo. Algunos almacenes cuentan el stock una vez por periodo, digamos cada lunes por la mañana, y cobran lo que hay ahí. Otros cobran cada palé-día realmente usado. Una instantánea es más sencilla, pero un cliente que envía los viernes y recibe los martes nunca aparece en ella.
• Qué cuenta como palé. Un palé estándar hasta una altura declarada es un hueco. ¿Un palé de altura excesiva cuenta como dos? ¿Medio palé, medio hueco? ¿Cajas sueltas en una estantería? Escribid la unidad, con sus dimensiones.
• Periodos parciales y cut-off. Si el mes termina en sábado, ¿qué movimientos pertenecen a qué factura? La misma pregunta de cut-off que en fin de año, solo que doce veces al año.

Un reloj escrito en el acuerdo puede aplicarlo cualquiera. Un reloj que vive en la cabeza de una persona se aplica de forma distinta con la siguiente persona, y el cliente lo nota antes que vosotros.

Los registros sobre los que se sostiene la factura

Sea cual sea el modelo, una factura de almacenaje es tan buena como el registro de cuándo entró y salió cada palé. Si las mercancías se reciben con un documento en regla con fecha y hora, y se liberan de la misma forma, los palé-día son aritmética. Si las llegadas se anotan en papel y las salidas se infieren del plan de ruta, cada factura es una estimación, y una estimación invita a una reclamación.

Los mismos registros responden a las preguntas que los clientes realmente hacen. ¿Por qué este mes es más alto? Mostrad los palés, las fechas, los días. ¿Seguía aquí ese palé el día 3? Mostrad la salida. Un cliente que puede ver su propio stock y sus movimientos discute mucho menos la factura, porque no queda nada que adivinar.

Escribimos sobre el lado de la recepción por separado, en guardar mercancía de clientes: la mercancía que se guarda para otros necesita un albarán de recepción firmado por ambas partes, y es el mismo documento que pone en marcha el reloj del almacenaje.

Antes de la primera factura

Una lista corta, acordada por escrito con cada cliente de almacenaje:

1. El modelo: por palé-día, por periodo, por zona, o una combinación.
2. La unidad: qué es un hueco de palé, con sus dimensiones y qué pasa por encima de ellas.
3. El reloj: día de llegada, día de salida, instantánea o continuo.
4. La manipulación: qué activa un coste de entrada, un coste de salida, y cualquier coste por pedido.
5. El mínimo, si lo hay.
6. Dónde puede ver el cliente el stock y los movimientos sobre los que se construye la factura.

Seis líneas, y la mayoría de las disputas de facturación del año que viene no llegan a producirse.

En navichain, la mercancía de clientes en custodia entra con un albarán de recepción sellado y con código de barras, y el almacenaje se factura por palé-día a partir del libro de custodia, así que ningún palé-día se cobra nunca dos veces. Los clientes ven su propia mercancía en su portal, y la de nadie más, y las facturas van a Fortnox o Visma eAccounting. La página de almacén muestra el resto, y los precios muestran lo que cuesta.