El stock en la estantería no es una promesa: en almacén, reservado, disponible y en camino

Un cliente llama a un mayorista un martes por la tarde y pide cuarenta racores de tubería para el jueves. La persona de ventas abre la pantalla de stock, lee cuarenta y dos, y dice que sí. El miércoles, el preparador va a la ubicación y encuentra doce.

Nada se contó mal. Treinta de los cuarenta y dos se prepararon el lunes en una jaula para un contratista que los recoge el viernes, y la pantalla cuenta lo que hay en el edificio. Ventas respondió a la pregunta para la que la pantalla fue construida. Era la pregunta equivocada.

Cuatro cifras bajo un mismo nombre

La mayoría de las oficinas dicen “stock” y se refieren a la que sea de estas cifras que tengan delante en ese momento.

En almacén. Lo que hay físicamente en el edificio, sea para quien sea.

Reservado. En almacén, pero comprometido con un pedido que aún no se ha enviado.

Disponible. En almacén menos reservado. Es la única cifra de la que puede salir una promesa para hoy.

En camino. Pedido a un proveedor, pero todavía no recibido. Es una previsión con una fecha pegada.

Una cifra de stock puede ser perfectamente exacta y producir igualmente una promesa rota, porque la exactitud pertenece a la primera cifra y la promesa a la tercera.

Dónde falla la promesa

Los fallos son corrientes, y cada uno, visto por dentro, es un hábito razonable.

La reserva se hace al preparar el pedido, no al recibirlo. Entre el pedido del lunes y la preparación del miércoles, la misma mercancía puede venderse dos veces. Ambos pedidos se aceptaron de buena fe.

El “en camino” se lee como si ya hubiera llegado. El proveedor había confirmado sesenta para el miércoles. Llegaron cuarenta y ocho, el jueves. La promesa se hizo contra la confirmación.

La mercancía que no se puede vender se cuenta como stock. Mercancía dañada esperando una reclamación, mercancía propia de un cliente que custodiáis para él, un palé en cuarentena. Todo eso está en almacén. Nada de eso está disponible.

La unidad cambia entre pantallas. Compras compra en cajas de veinticinco, el almacén cuenta en piezas, y el cliente pide en metros.

La mercancía está en el otro almacén. La cifra era correcta para la empresa e incorrecta para la sucursal que tiene que entregar mañana.

Una entrega parcial es una decisión, y tiene un responsable

Cuando la cantidad disponible no llega, hay dos respuestas honestas: enviar ahora lo que hay y el resto más tarde, o retener el pedido hasta que esté completo. Las dos tienen un precio. Una segunda entrega cuesta una parada más en una ruta. Retener el pedido puede costarle al cliente un día con instaladores esperando en obra.

Esa decisión le pertenece al cliente, y el momento adecuado para ofrecerla es mientras sigue al teléfono. Eso solo funciona si la falta de stock es visible en el momento de registrar el pedido. Descubierta en la estantería, decide el almacén por defecto, y el cliente se entera por el albarán.

La línea que queda pendiente necesita dos cosas anotadas junto a ella: una fecha y una persona. Un pedido pendiente sin responsable suele ser redescubierto por el cliente.

El día de entrega es un hecho de stock y un hecho de transporte

Un mayorista con furgonetas propias no promete “preparado el jueves”. Promete “en su sitio el jueves”. Que eso se cumpla depende de qué ruta cubre esa zona, de si al vehículo le queda peso y espacio, y de hasta cuándo tiene que estar lista la preparación para que la mercancía alcance la ruta.

Cuando el stock vive en un sistema y el plan de rutas en otro, ventas promete desde el primero, y el despacho descubre el segundo. El cliente oye “sí, el jueves” y después “lo sentimos, el viernes” — de dos personas que cada una tenía razón en su mitad.

Lo que esto no arregla

Un recuento equivocado. El disponible se calcula a partir del almacén. Si la cifra de la estantería está mal, toda cifra construida sobre ella también lo está — y parece precisa mientras tanto.

Un proveedor tardío. Separar lo que está en camino de lo que está en almacén os impide prometer mercancía que no tenéis. No hace que llegue.

Reservas que nunca mueren. Un presupuesto que bloquea mercancía durante seis semanas vacía la cifra disponible sin que nadie haya vendido nada. Alguien tiene que decidir cuánto tiempo puede vivir una reserva sin un pedido detrás.

Un ejercicio para una tarde tranquila

Coged diez líneas de pedido del mes pasado que se entregaron tarde o incompletas. Para cada una, haced tres preguntas. ¿Qué cifra leyó la persona cuando hizo la promesa? ¿Cuál de las cuatro era en realidad? ¿Cuándo se hizo la reserva, al pedido o a la preparación?

La mayoría de los mayoristas descubren que el recuento era correcto en la gran mayoría de los casos. La promesa salió de la cifra equivocada entre cuatro cifras correctas.

Dónde se sitúa navichain

navichain mantiene el almacén, las compras y el transporte sobre un único conjunto de cifras. La mercancía reservada se bloquea, así que el mismo palé nunca se promete dos veces. Las cantidades en almacén se llevan por artículo y por almacén, en la unidad en la que realmente contáis, con cada recepción, preparación y corrección en un registro de auditoría. Los pedidos de compra se reciben contra el pedido, así que “pedido” y “llegado” siguen siendo dos hechos separados, y el albarán y la factura del proveedor se comprueban contra ambos antes de pagar.

Lo que la mayoría de los sistemas de stock deja fuera es la entrega. En navichain, las rutas que transportan la mercancía se planifican en el mismo sistema, así que un pedido preparado se convierte en una reserva sobre un vehículo sin que nadie lo vuelva a escribir, la prueba de entrega firmada del conductor aterriza sobre ese pedido, y el cliente la sigue en su propio portal. La página de la plataforma detalla lo que eso incluye. Vuestra contabilidad se queda donde está, y no hay cuota de implementación para empezar: un único módulo suele estar en marcha en días.