Die Werkstattfrage: eigene Werkstatt oder externer Service?

Fragt man einen Fuhrparkleiter, ob er eine eigene Werkstatt betreiben sollte, beginnt das Gespräch fast immer mit einem Preis: was eine Stunde eines externen Mechanikers kostet, verglichen mit dem, was der eigene Techniker kostet. Das ist ein fairer Anfang und ein schlechtes Ende, denn die beiden Zahlen sind nicht dieselbe Art von Zahl. Die eine ist ein Preis pro Auftrag. Die andere ist ein Fixkostenblock, der nur dann zu einem Preis pro Auftrag wird, wenn der Platz ausgelastet genug ist, und ob er das ist, ist eine Frage nach dem Arbeitsanfall Ihrer Flotte, nicht nach den Stundensätzen von Mechanikern.

Was ein eigener Werkstattplatz verdienen muss

Ein eigener Werkstattplatz ist ein Bündel an Kosten, die anfallen, ob ein Lkw auf der Bühne steht oder nicht: die Räume, die Hebe- und Diagnosetechnik, das Werkzeug, die Schulung und vor allem der Techniker, dessen Zeit an jedem Arbeitstag bezahlt wird. Diese Kosten sind fix. Die Arbeit ist es nicht. Der Wartungsbedarf einer Flotte kommt in zwei Formen. Der planbare Teil, also Services nach Laufleistung oder Kalender, Prüfungen und Reifenwechsel, ist vorhersehbar und lässt sich Wochen im Voraus einplanen. Der ungeplante Teil, die Panne, der Schaden, der Mangel, der bei der morgendlichen Runde um das Fahrzeug auffällt, kommt, wann er will.

Diese Mischung macht die Auslastung schwierig. Dimensioniert man den Platz für die Durchschnittswoche, steht er in ruhigen Wochen leer und ist in schlechten überlaufen, und dann wartet der ungeplante Auftrag oder geht ohnehin nach außen. Dimensioniert man ihn für die Spitze, bezahlt man Kapazität, die den größten Teil des Jahres auf Arbeit wartet. Kleine Teams bringen zudem eine eigene Anfälligkeit mit: Ein Techniker ist ein einzelner Ausfallpunkt. Urlaub, Krankheit oder Kündigung beenden die interne Fähigkeit über Nacht, und die Fremdwerkstatt, die man nicht mehr genutzt hat, hat vielleicht keinen Platz für Sie, wenn Sie zurückkommen.

Ein ehrlicher Test braucht keine Vergleichszahl von anderen, nur Ihre eigenen Aufzeichnungen. Addieren Sie die Stunden, die Ihr Wartungsplan in einem normalen Monat erzeugt, allein die planbare Arbeit, und fragen Sie, ob das den Monat eines Technikers füllt. Füllt es den größten Teil, hat der Platz ein Fundament. Füllt es nur einen Bruchteil, bezahlen Sie dafür, dass der Rest des Monats auf Pannen wartet.

Was eine Fremdwerkstatt kostet, das nicht auf der Rechnung steht

Die Stärken der Fremdwerkstatt sind genau die Schwächen des eigenen Platzes. Sie verteilt ihre Fixkosten auf viele Kunden, hat das Spezialwerkzeug und die Leute, die es täglich benutzen, und fängt Ihre Spitzen in fremder Kapazität auf. Was Sie dafür zahlen, steht teils auf der Rechnung und teils nicht, und was nicht darauf steht, ist Kontrolle.

Sie reihen sich hinter anderen Kunden ein, und deren Prioritäten sind ihre eigenen. Der angebotene Termin passt womöglich nicht in die Lücke Ihres Einsatzplans: Der Lkw, der Donnerstagnachmittag hätte zurück sein können, kommt am Freitag, und die darum gebaute Tour wird neu geplant. Die Tage, die ein Fahrzeug nicht auf der Straße ist, verbringt man selten mit dem Schraubenschlüssel daran. Man wartet auf einen Termin, auf ein Teil, auf einen Rückruf, und eine externe Beziehung verlängert genau dieses Warten, weil die Person, die die Reihenfolge der Arbeiten bestimmt, nicht die ist, die den Lkw braucht. Dazu kommen die Fahrten, denn jemand muss das Fahrzeug hinbringen und abholen, und dass eine Reklamation per Telefon statt über den Hof geklärt wird.

Nichts davon macht externe Arbeit zur schlechteren Wahl. Manche Arbeiten erledigt ohnehin eine anerkannte dritte Stelle, welchen Weg Sie auch wählen, die wiederkehrende Hauptuntersuchung ist ein Beispiel, und eine Flotte ohne das Volumen, das die Werkzeuge eines Spezialisten rechtfertigt, tut recht daran, die Stunden des Spezialisten zuzukaufen. Der Punkt ist, dass der Preis dieser Lösung die Kontrolle über die Terminierung einschließt, und dass sie als Kosten gezählt werden sollte, statt als Überraschung entdeckt zu werden.

Die Mischform, die die meisten Flotten tatsächlich fahren

Fragt man Flotten dieser Größe, was sie tatsächlich tun, antworten wenige „alles selbst“ oder „alles außer Haus“. Die übliche Form ist eine Aufteilung nach Art des Auftrags. Die häufige, kleine, vorhersehbare Arbeit bleibt im Haus, weil sie schnell geht, vor der Tür liegt und einen Techniker beschäftigt hält: Routineservice, Kontrollen, Beleuchtung, Reifen, die kleinen Reparaturen, die eine Prüfung aufdeckt. Die seltene, schwere oder spezialisierte Arbeit geht nach außen: große Motor- und Getriebearbeiten, Karosserie, Kühlaggregate, Ladebordwände und alles, was Ausrüstung braucht, die sonst ungenutzt herumstünde. Auch Spitzen gehen nach außen, damit der Platz für die gleichmäßige Last dimensioniert ist und nicht für die schlimmste Woche des Jahres.

Die Aufteilung ist keine einmalige Entscheidung, denn sie verschiebt sich. Eine wachsende Flotte kann den Punkt überschreiten, an dem ein zweiter Techniker voll ausgelastet wäre; eine schrumpfende kann ihn in der anderen Richtung überschreiten. Ein Fahrzeugtyp, den Sie bisher nicht hatten, bringt Aufträge, die der Platz nicht leisten kann. Die Grenze ist es wert, neu gezogen zu werden, wenn sie sich bewegt, und sie bewegt sich öfter, als die jährliche Budgetrunde bemerkt.

Die Akte muss eine einzige Akte sein

Die Mischform hat einen Fehlermodus, der nichts mit Geld zu tun hat: Die Historie des Fahrzeugs zerfällt in zwei. Was im Haus erledigt wird, steht auf einem Arbeitsauftrag; was außer Haus erledigt wird, steckt in einer Rechnung im Posteingang von irgendwem. Die Fälligkeitsberechnung, Kilometer seit dem letzten Service und Tage seit der letzten Prüfung, liest dann nur die halbe Geschichte. Ein Lkw, der letzten Monat extern gewartet wurde, wirkt überfällig, oder schlimmer: Ein Lkw, dessen externe Arbeit nie erfasst wurde, wirkt unauffällig. Wie auch immer die Aufteilung aussieht, jeder Auftrag an einem Fahrzeug sollte in einer einzigen Historie landen, mit Datum, Kilometerstand und verwendeten Teilen, ob er nun in Ihrem Werkstattplatz oder bei jemand anderem stattfand.

Dieselbe Akte erlaubt es, die Entscheidung mit Belegen statt mit Eindrücken zu überprüfen: welche Arten von Aufträgen wiederkehren, wie lange Fahrzeuge dafür tatsächlich ausfielen und wie viel der Platzzeit für Arbeit draufging, die außer Haus günstiger gewesen wäre. Ohne sie wird die Debatte über intern gegen extern aus dem Gedächtnis geführt, und das Gedächtnis behält die Panne, die eine träge Fremdwerkstatt verschlimmert hat, nicht die zwanzig Aufträge, die sie ohne Aufhebens erledigte.

Wo navichain steht

Die Plattformseite beschreibt die Flotten- und Werkstattseite von navichain: Arbeitsaufträge von offen bis abgeschlossen, bei denen Teile beim Verbrauch aus dem Regal gebucht werden; Wartung, die nach Laufleistung oder Kalender geplant wird, je Wartungsart; Mängel, die aus Kontrollen entstehen und mit Verantwortlichem und Frist zurückgestellt werden; sowie Werkstätten, Ersatzteilbestand und Lieferantenbestellungen an einem Ort. Das ist die Art von Akte, von der diese Entscheidung abhängt: Historie und Fälligkeiten beisammen statt verteilt auf eine Werkstatttafel und einen Posteingang voller Rechnungen. Die Bestandsseite behandelt Ersatzteile in der Werkstatt: Das Regal ist die Bestandsliste. Was Software nicht leistet, ist, die Entscheidung für Sie zu treffen. Sie bleibt eine Frage nach Ihrer eigenen Auslastung und Ihrer eigenen Toleranz für Wartezeiten.