Eine Ausschreibung lesen wie ein Frachtführer, antworten wie ein Partner

Eine Ausschreibung kommt als Tabelle im Anhang einer E-Mail: ein Dutzend Strecken, Monatsvolumen nach Gewicht und Palettenzahl, eine Servicelevel-Tabelle und eine Frist von zehn Werktagen. Irgendwo unter den Volumen steht eine Zeile, die mehr über die Wirtschaftlichkeit des Vertrags entscheidet als alles darüber – eine Exklusivitätsklausel, eine „Garantie“, die sich als Obergrenze entpuppt, ein Vertragsstrafenkatalog ohne passende Entschädigungsklausel – und es ist leicht, darüber hinwegzulesen auf dem Weg zur Preisspalte, denn die Preisspalte ist es, die das Formular zuerst ausgefüllt haben will.

Transportausschreibungen sind keine Auktionen um die niedrigste Zahl, wie sehr das Tabellenformat das auch nahelegt. Ein Auftraggeber, der eine formelle Ausschreibung durchführt, kauft Verlässlichkeit zu einem Preis, und Verlässlichkeit wird mit Daten belegt, nicht mit Zuversicht behauptet. Zwei Bieter können denselben Satz anbieten und trotzdem verliert der eine und gewinnt der andere dieselbe Ausschreibung – weil einer die Volumen zeigte, die er im letzten Jahr tatsächlich auf dieser Strecke bewegt hat, und der andere schätzte.

Was das Dokument wirklich fragt

Lesen Sie die Ausschreibung als eine Liste von Fragen, nicht als ein Formular zum Ausfüllen. Unter „Preis pro Palette, Göteborg–Hamburg, dreimal wöchentlich“ steckt die eigentliche Frage: Können Sie diese Strecke tatsächlich in dieser Frequenz fahren, ohne dass sie zur Ausnahme wird, die den Montag Ihres Disponenten auffrisst. Unter der Servicelevel-Tabelle steckt eine zweite: Was passiert, wenn Sie sie verfehlen, und ruiniert diese Klausel den Vertrag für Sie oder ärgert sie nur den Kunden. Unter der Volumenprognose steckt eine dritte: Ist das eine echte, gewachsene Zahl aus den eigenen Versanddaten des Auftraggebers, oder eine Schätzung im Gewand einer Prognose, weil auf dessen Seite niemand die tatsächlichen Frachtausgaben des letzten Jahres angeschaut hat.

Keine davon steht als Frage gedruckt, weil ein Auftraggeber, der schon mehrere Ausschreibungen durchgeführt hat, gelernt hat, dass ein direkt gefragter Bieter optimistisch antwortet. Das Ausschreibungsformat ist darauf ausgelegt, die ehrliche Antwort in den Daten sichtbar zu machen statt im Anschreiben – genau deshalb ändert das Antreten mit Daten das Ergebnis mehr als das Antreten mit Zuversicht.

Die Daten, die darauf antworten

Drei Dinge wiegen in einem Ausschreibungsangebot schwerer als die Zahl in der Preisspalte:

• Streckenhistorie. Nicht „wir bedienen diesen Korridor“ – die tatsächlichen Volumen, die Sie darauf bewegt haben, oder etwas nah genug daran, über die letzten zwölf Monate. Ein Bieter, der eine Strecke nahe an der Kapazität zeigen kann, sagt dem Auftraggeber, dass sein Fahrzeug tatsächlich dort sein wird; ein Bieter ohne Historie darauf bittet darum, auf einer Route vertraut zu werden, die er nie bewiesen hat.
• Leistung, kein Versprechen. Pünktlichkeitsquote, Schadensquote, und wie Standzeit und Verspätung tatsächlich gehandhabt wurden, als die Rampe eines Kunden zuletzt zwei Stunden im Verzug war. Ein Auftraggeber, der mehrere Angebote gegen dieselbe Servicelevel-Tabelle bewertet, vergleicht Ihre Historie mit einer Zahl, die auch alle anderen versprechen zu erreichen.
• Strukturierte Preisgestaltung. Ein Satz, der aus einer Preisliste kommt – nach Gewicht, Entfernung, Zeitfenster oder Zone – liest sich durchdacht. Ein Satz, der direkt in die Preisspalte der Ausschreibung getippt wird, ohne dass etwas dahintersteht, liest sich wie eine Schätzung mit drei Nachkommastellen, und ein erfahrener Auftraggeber erkennt den Unterschied meist daran, wie konsistent sich die Zahlen über die gesamte Streckenliste bewegen.

Nichts davon muss aufwendig sein. Ein einseitiger Anhang mit den Vorjahresvolumen auf den betreffenden Strecken und Ihrer Pünktlichkeitsquote für denselben Zeitraum sagt mehr als ein Absatz voller Zusicherungen, denn genau das kann ein Bieter ohne die Daten unter einer Zehn-Tage-Frist nicht überzeugend erfinden.

Warnzeichen, die ein Verlustgeschäft ankündigen

Manche Ausschreibungen bitten Sie darum, langsam Geld zu verlieren, statt Ihre Leistungsfähigkeit zu testen, und das erkennt man meist an den Klauseln um die Preistabelle herum, nicht in der Preistabelle selbst.

• Volumen ohne Zusage, Exklusivität ohne Mindestmenge. Eine Prognose von „bis zu 200 Paletten im Monat“ ohne Untergrenze ist eine Obergrenze, für die Sie Kapazität planen sollen, und eine Untergrenze, auf die Sie sich nicht verlassen können – und wenn dieselbe Ausschreibung verlangt, keine konkurrierende Fracht auf der Strecke zu fahren, haben Sie die Fixkosten eines dedizierten Dienstes mit dem Nachfragerisiko eines Spotmarkts übernommen.
• Vertragsstrafen ohne passende Entschädigung. Eine Servicelevel-Verletzung, die Sie eine Gebühr kostet, ist eine normale Klausel. Eine ohne entsprechende Zahlung, wenn die Verzögerung durch die Rampe des Kunden selbst verursacht wird – keine Standgelder, keine Wartezeitklausel – lädt das gesamte Risiko fremden Hofbetriebs auf Ihre eigene Rechnung.
• Ein für ein Jahr fixierter Satz gegen eine Kostenbasis, die es nicht ist. Kraftstoff, Mauten und Fahrerlöhne bewegen sich; ein für zwölf Monate fixierter Satz ohne Indexklausel ist eine Wette, dass sie sich zu Gunsten des Auftraggebers bewegen, und es ist eine Wette, die nur eine Seite des Vertrags eingeht.
• Zahlungsbedingungen in einem Anhang versteckt, nicht in der Überschrift. Sechzig oder neunzig Tage sind planbar, wenn Sie es kennen, bevor Sie die Strecke bepreisen. Sie erst in Klausel vierzehn zu finden, nachdem Sie bereits Kapazität zugesagt haben, macht aus einem profitablen Satz einen teuren, weil die Finanzierungskosten der Bedingungen nie in Ihrer Zahl steckten.
• Ein Servicelevel für ein Netz, das Sie nicht haben. Zwei-Stunden-Fenster und Next-Day überall liest sich gut in einem Ausschreibungsdokument, das für einen bundesweiten Frachtführer geschrieben wurde, und ist ein ständiger Verstoß, wenn Sie drei Fahrzeuge fahren. Antworten Sie auf den Service, den Sie tatsächlich fahren können, oder auf den kleineren Teil der Ausschreibung, den Sie können.

Nichts davon disqualifiziert eine Ausschreibung von vornherein. Es sind Bedingungen, die in den Satz eingepreist werden müssen, statt als Standardtext akzeptiert zu werden, und ein Bieter, der sie richtig einpreist, verliert meist den Vergleich der niedrigsten Schlagzeile und gewinnt den Vertrag, der achtzehn Monate später noch profitabel ist.

Ehrlich antworten in der Größenordnung eines kleinen Fuhrparks

Die ehrliche Antwort eines kleinen Fuhrparks auf eine große Ausschreibung ist oft eine teilweise, und die Versuchung ist, aufzurunden statt es zu sagen. Besser, auf die Strecken zu bieten, für die Sie in der geforderten Frequenz wirklich Kapazität zusagen können, die abzulehnen oder zu kennzeichnen, die Sie nicht können, und klar zu benennen, wo Ihre Volumengrenze liegt. Ein Auftraggeber, der einen formellen Prozess führt, hat genug überversprochene Kapazität mitten im Vertrag scheitern sehen, um einen Bieter zu schätzen, der eine Grenze benennt, bevor sie zu einer verpassten Abholung wird.

Dieselbe Disziplin gilt für die Zahlen im Anhang. Eine Volumenzahl, die nah dran, aber ehrlich eingeschränkt ist – „gemessen über neun Monate, nicht zwölf; diese Strecke lief erst ab März“ – übersteht eine Nachfrage. Eine rundere Zahl, die nicht übersteht, wenn man fragt, woher sie kommt, kostet mehr Glaubwürdigkeit als die Lücke, die sie überdecken sollte.

Wo navichain steht

Eine Ausschreibung mit Daten zu beantworten ist leichter, wenn die Daten schon als Nebenprodukt des laufenden Geschäfts existieren, statt für den Anlass zusammengestellt zu werden. navichain macht aus Angeboten bei Bestätigung Buchungen, ohne erneute Eingabe zwischen Angebot und Auftrag, und führt kundenindividuelle Preislisten nach Gewicht, Entfernung, Zeitfenster oder geografischer Zone statt eines einmal getippten und dann vergessenen Satzes. Ein Kundenportal, das auf eine einzelne Organisation begrenzt ist, lässt den Auftraggeber, der einen Vertrag verfolgt, seine eigene Hälfte davon verfolgen, statt für einen Status anzurufen. Die Lösungen-Seite zeigt, wie das für eine Spedition aussieht, die Kapazität verkauft, oder für einen Frachtführer, der sie fährt; Preise sind monatlich, mit jeder Funktion in jedem Plan, sodass das Gewinnen der Ausschreibung nicht auch bedeutet, für ihre Durchführung einen neuen Vertrag mit uns zu unterschreiben.