De fyra första veckorna med en ny kund avgör om kontot blir lönsamt

Att skriva på ett nytt avtal känns som en målgång. Det ligger närmare startskottet. Marginalen på ett avtal avgörs betydligt mindre av priset ni kom överens om än av hur mycket obetalt arbete kontot skapar varje vecka därefter — adressen ingen har, referensen ingen fick med på fakturan, bokningen som kommer som ett sms till en förare. Nästan allt det där sätts på plats, eller undviks, under den första månaden.

Det som följer är en checklista. Inte en filosofi kring kundintroduktion: en faktisk lista över vad som måste vara på plats innan ett konto ärligt kan kallas igång, med en notering om vad som händer när punkten hoppas över.

Vecka ett — adresser och referenser, insamlade en gång

Hämta grunddata från kunden i en enda omgång, före första bokningen. Inte för att det är prydligt, utan för att alternativet är att samla in det ett telefonsamtal i taget från den som råkar svara.

• Varje lastnings- och lossningsadress de kommer att använda, med öppettider, eventuella begränsningar för portar eller fordon, och namnet på någon som svarar i telefon på plats.
• Deras egen referens. Ordernummer, inköpsordernummer, projektkod — det deras system nycklar på. Den måste följa med till bokningen, leveransbeviset och fakturaraden, annars kan deras ekonomiavdelning inte matcha det ni skickar.
• Kontakter per roll, inte per person. Vem bokar, vem jagar en leverans, vem betalar. Hos de flesta kunder är det tre olika personer, och ett enda fält för “kontakt” är precis så en begäran om ett leveransbevis hamnar i bokningsinkorgen.
• Stående krav, skrivna där en trafikledare ser dem: bakgavellyft, temperatur, ADR, tidsfönster, om pallar byts, om lossning måste bokas i förväg.

Hoppar ni över det: adresserna kommer in en bokning i taget, skrivna av den som tog samtalet. Sex veckor senare har ni fyra stavningar av ett och samma industriområde, planeringen tror att det är fyra olika stopp, och den dag en förare skickas till fel grind kan ingen säga vilken version som var den rätta.

Vecka ett eller två — prislistan, avtalad och inlagd

• Priserna skriftligt, tillägg inkluderade. Bränsle, väntetid, arbete utanför ordinarie tid, färja, vägtullar, omleverans. En prislista som bara täcker normalfallet är en prislista ni kommer att diskutera inom en månad, och ett bränsletillägg håller bara om utlösaren avtalades i förväg.
• Inlagd i det system som prissätter bokningen, inte i ett kalkylblad som någon har en kopia av. Priset trafikledaren ser och priset fakturan bär måste komma från samma ställe, annars kommer de att skilja sig åt exakt en gång — inför kunden.
• Testad mot tre eller fyra verkliga uppdrag innan första fakturan går iväg. Använd volymerna ur deras egen upphandling om ni har dem. En prislista som är rätt i princip och fel för sträckan ni faktiskt kör upptäcks vid faktureringen, vilket är det dyraste stället att upptäcka den på.
• Formen för omförhandling, avtalad nu: vad som flyttar tillägget, när, och vem som säger till vem.

Hoppar ni över det: kontot körs på ett pris som någon minns. Varje oprissatt undantag avgörs av den som råkar sitta i telefonen, och första försöket att räkna ut om avtalet är lönsamt hittar ingenting fast att jämföra mot.

Vecka två — en bokningskanal, vald med avsikt

Bestäm hur arbetet kommer in, och se sedan till att det kommer in den vägen.

• En kundportal för kunder som bokar en handfull sändningar i veckan och vill kunna se dem efteråt. Den ger också de renaste uppgifter ni någonsin får, eftersom den som kan adressen är den som skriver in den.
• EDI eller ett API där volymen motiverar arbetet, eller där deras system är det som gäller. Valet följer oftast motpartens storlek snarare än smaken.
• E-post, om det är vad de faktiskt kommer att använda — men med ett bestämt format och en adress, inte fyra inkorgar och ett mobilnummer.

Regeln som betyder mer än valet: en kanal per kund. Två kanaler betyder två chanser att en bokning bara finns i den ena, och den dagen det händer är det en missad hämtning, inte ett dataproblem. Oavsett kanal måste bokningen landa i systemet utan att skrivas om; en kanal som slutar med att någon kopierar ett mejl in i ett formulär är ingen kanal, det är en kö.

Hoppar ni över det: sidokanalen uppstår av sig själv. Någon lämnar ut en trafikledares mobilnummer “bara för de brådskande”, och inom ett kvartal är den brådskande vägen den vanliga.

Vecka tre — fakturan i den form deras leverantörsreskontra tar emot

Första fakturan är ett prov, och att underkännas är dyrt: en avvisad faktura kommer inte tillbaka med en rättelse, den ställs sist i en kö som går efter deras kalender och inte er.

• Vilken av deras referenser som ska stå på vilken rad, exakt.
• Vad som måste bifogas — signerad fraktsedel, leveransbevis, vågsedel — och i vilken form. Det är hela argumentet för att fånga papperen digitalt vid stoppet i stället för att vänta på pärmen som ska tillbaka från bilen.
• Intervallet. Per sändning, per vecka, per månad — och om det är periodiskt, vilken dag perioden stängs.
• Vart den skickas: en adress, en portal eller ett e-fakturanätverk. Fråga, och bekräfta att den första kom fram i stället för att anta det.
• Vem som attesterar hos dem, och hur lång tid de tar. Betalningsvillkor är inte samma tal som tiden till pengar, och skillnaden är deras.

Vecka fyra — en timme där ni jämför det sålda med det körda

Boka den nu, medan kontot är nytt nog för att en ändring ska vara rutin. Lägg antagandena priset byggdes på bredvid den första månadens verklighet: snittvikt och antal pallar, tid per stopp, väntetid, misslyckade leveranser, arbete utanför ordinarie tid, och hur många bokningar som kom via den avtalade kanalen.

Ni letar inte efter en dom — en månad är kort, och ett nytt konto är knackigt i början. Ni letar efter antagandet som är fel med en faktor snarare än med en marginal, för det är det som växer varje vecka det får ligga. Gör om det i månad tre.

Två vanor som kostar mest i det tysta

• Kontot utan ägare. Ett konto där ingen är utpekad hos er har ingen som märker när det glider. Det här är en person, inte en grupp.
• Tjänsten som blir standard. Det oprissatta extrasamtalet, lossningen utanför ordinarie tid som gjordes en gång av välvilja. Gör dem gärna — men skriv ner dem som undantag, med datum, annars är de om ett halvår den servicenivå ni hålls till och ingen minns att den avtalades.

Versionen på en sida

1. Adresser, öppettider och kontakter på plats — insamlade en gång, från kunden.
2. Deras referens, med hela vägen till bokning, leveransbevis och faktura.
3. Kontakter för bokning, för problem, för betalning.
4. Stående krav synliga för trafikledaren.
5. Priser och tillägg skriftligt, inlagda där bokningar prissätts.
6. Prissatt mot verkliga uppdrag före första fakturan.
7. En bokningskanal, avtalad och använd.
8. Fakturaformat, bilagor, intervall och mottagare bekräftade.
9. En utpekad ägare hos er.
10. En timme i vecka fyra där det sålda jämförs med det körda.

Inget av det är svårt. Allt av det är enklare nu än i månad fyra, när kontot har hunnit få vanor.

Så gör navichain

navichain håller kunder, deras platser och deras kontakter som poster i stället för text inskriven på en bokning, så en adress läggs in en gång och återanvänds — också av kunden själv via kundportalen, som ingår i alla planer vid sidan av EDI, API och kopplingar till fraktnätverk som vägar in för arbetet. Prislistor sätts per tjänst efter vikt, sträcka, tid eller geografisk zon, och bokningen, turen och fakturan läser samma post, så det trafikledaren ser är det kunden faktureras; utställda fakturor förseglas, och underlagen följer med dem. Alla planer kör hela plattformen — planerna skiljer sig i skala, inte i funktion. Plattformssidan visar vad som ingår och prissidan vad det kostar.