Problem dva magacina: zaliha u tranzitu između vaših lokacija

Drugi magacin obično stiže kao dobra vest: više prostora, bliže grupi kupaca, zakup koji je bilo teško odbiti. Nekoliko meseci kasnije, na nedeljnom sastanku se javlja novo pitanje. Četrdeset kutija napustilo je glavnu lokaciju u utorak. Druga lokacija kaže da je primila trideset šest. Niko nije siguran da li su ostale četiri na nekoj polici, na kamionu, ili nikad nisu utovarene.

To je problem dva magacina. Premeštanje robe između vaših sopstvenih lokacija deluje kao interna stvar, pa dobija manje papirologije nego bilo šta drugo u zgradi. Nijedan kupac ne čeka, nijedna faktura se ne izdaje, vlasništvo se ne menja. I baš zato tu zaliha nestaje.

Transfer je dve stvari istovremeno

Svaki transfer između lokacija je fizička otprema i pokret na knjizi. Otprema pomera robu; pokret na knjizi pomera broj zalihe. Većina problema dolazi od toga što se radi samo jedno od to dvoje.

• Roba se pomera, knjiga ne. Lokacija A i dalje pokazuje zalihu, lokacija B je ima na polici, ali ne u sistemu. Kupcu se obeća roba iz A koje tamo više nema, dok B ne može da proda ono što ima.
• Knjiga se pomera, roba ne. Neko u kancelariji knjiži transfer, paleta i dalje stoji u zoni otpreme A, a B je sad u manjku robe koja mu nikad nije poslata.
• Knjiga se pomera jednom, u jednom koraku. Zaliha napušta A i pojavljuje se u B u istom trenutku, kao da kamion nije trošio vreme. Šta se god dogodilo na putu, uključujući i paletu koja je ostala, nevidljivo je.

Tri stanja, ne dva

Rešenje je da se prema transferu postupa kao prema otpremi kupcu, sa jasnim stanjem u svakom trenutku:

1. Na lokaciji A. Na polici, u zalihi A, moguće obećati iz A.
2. U tranzitu. Otpremljeno iz A, još nije primljeno u B. Nije moguće obećati ni iz jedne lokacije, ali je i dalje vaše, i dalje se broji, i dalje je na nekoj listi.
3. Na lokaciji B. Primljeno, provereno i uskladišteno, u zalihi B.

„U tranzitu“ je stanje koje je bitno. Trebalo bi da bude stvarno mesto u knjizi, sa količinom, datumom i dokumentom iza njega, a ne praznina između dva broja. Roba koja je u tranzitu duže nego što vožnja traje jeste pitanje na koje neko mora da odgovori, a lista otvorenih transfera je mesto gde se to pitanje postavlja.

Dva potpisa, ne jedan

Transfer je završen samo kada ga obe strane potvrde.

Otprema na A potvrđuje šta je zapravo otišlo: koji artikli, koliko, na kojim paletama, na kom vozilu. Ona izvodi zalihu iz A i stavlja je u tranzit.

Prijem na B potvrđuje šta je zapravo stiglo, provereno naspram onoga što A kaže da je poslala. Ona izvodi zalihu iz tranzita i stavlja je u B.

Kad se to dvoje slaže, transfer se zatvara. Kad se ne slaže, razlika ostaje otvorena, kao kratka lista sa imenom na njoj, dok neko ne pronađe robu ili ne objasni razliku. To je cela disciplina. Košta jedno skeniranje na svakom kraju, i pretvara „nedostaju četiri kutije“ iz tajne u pitanje sa dva mesta na kojima se može tražiti.

Vredi reći i cenu: potvrda sa obe strane je sporija od jednog knjiženja, i u zauzetom danu lokacija koja prima biće u iskušenju da robu prvo uskladišti, a potvrdi kasnije. Pomaže kratko pravilo: ništa ne ide na policu u B pre nego što je prijem potvrđen. Roba koja na to čeka stoji u obeleženoj zoni prijema, gde je i dalje vidljivo u tranzitu.

Kamion između

Ako transfer ide sopstvenim kamionom, to je tura kao i svaka druga, sa stajanjima, vremenima i vozačem. Ako ide s prevoznikom, to je rezervacija sa otpremnicom. U oba slučaja, transport i transfer treba da se pozivaju jedan na drugog, tako da se pitanje o robi može odgovoriti iz vozila, a pitanje o vozilu iz robe.

Kad transport i magacin stoje u različitim sistemima, baš ta veza se gubi: kamion pokazuje završenu turu, magacin pokazuje otvoren transfer, i ništa to dvoje ne povezuje. O tom šavu smo pisali u transportu i magacinu u jednom sistemu.

Kraj meseca, kraj godine i lista koju niko ne pregleda

Otvoreni transferi su prva stvar koju treba provereti na svakom preseku. Roba u tranzitu u ponoć poslednjeg dana godine nije ni u jednoj zgradi, a i dalje je vaša. Ako nije na listi, nije ni u jednom popisu. O strani kraja godine pisali smo u magacinu na kraju godine.

Nedeljna rutina je jednostavnija: jedan pogled na listu otvorenih transfera, sortiranu po starosti. Sve starije od vožnje dobija telefonski poziv. Većinu nedelja lista je kratka. Nedelje kad nije su nedelje kad vas je sačuvala.

U navichainu, zaliha se vodi po artiklu i po magacinu, sa svakim pokretom na knjizi, tako da je broj na svakoj lokaciji broj od kog radi cela kancelarija. Rezervisana roba se zadržava, tako da ista paleta nikad nije obećana dvaput, a pravila za dopunu zalihe postavljaju se po magacinu. Kad roba putuje sopstvenim kamionima ili kamionima prevoznika, transport radi na istoj zalihi i istim kupcima, bez ponovnog unosa. Stranica magacina prikazuje ostalo, a cene prikazuju koliko to košta.