Magacin na kraju godine: zaključno stanje u koje revizor veruje

Svakog decembra u istom magacinu kreće isti projekat. Neko zakazuje popis, neko drugi juri otvorene prijeme, a drugog januara stiže tabela koja pokušava da objasni zašto stanje zaliha, popis i knjiga nabavke pokazuju tri različite stvari. Do marta revizor postavi pitanje na koje niko ne ume da odgovori iz sećanja, pa se odgovor rekonstruiše iz otpremnica iz kutije.

Ništa od toga nije računovodstvo. Kako se zaliha vrednuje na dan bilansa, pitanje je za vašeg računovođu i revizora, i ništa ovde nije savet o tome. Ali brojevi koje oni vrednuju potiču iz magacina, a pitanja koja postavljaju o tim brojevima su operativna. Ima ih tri, i uvek su ista.

Tri pitanja

Šta je fizički bilo tu? Popis, urađen na dan bilansa ili usklađen s njim, za koji neko može da pokaže da je sproveden pravilno: ko je brojao, gde, kada, i šta se desilo sa razlikama.

Šta je od toga bilo vaše? Ne pripada vam sve što stoji na vašim policama, a ne stoji na vašim policama sve što je vaše. Broj koji pomeša to dvoje pogrešan je u oba pravca istovremeno.

Na koju stranu ponoći je pao svaki pokret? Paleta primljena 31. decembra čija faktura stiže u januaru, ili isporuka fakturisana u decembru koja je napustila rampu drugog. Svaka od njih stoji u jednoj godini na jednoj knjizi, a u drugoj godini na drugoj. To je značenje granice obračunskog perioda, i tu zapravo živi najviše problema oko kraja godine.

Prvo pitanje privlači svu pažnju, jer je popis vidljiv događaj. Druga dva odlučuju da li se popisu veruje.

Popis je lak deo

O popisu smo pisali posebno, u popisu koji ne zaustavlja magacin: popis po lokaciji, slep popis, svaka korekcija provučena kroz knjigu kao pokret sa razlogom. Ovde je poenta uža. Popis je dokaz samo kada je knjiga s kojom se poredi kompletna do trenutka popisa. Ako je roba uskladištena ali nije knjižena, ili komisionirana ali nije potvrđena, popis se ne slaže sa sistemom iz razloga koji nemaju nikakve veze sa manjkom, a korekcija koju proknjižite ugrađuje grešku u vremenu u početno stanje za narednu godinu.

Zato, pre svakog popisa, otvoreni dokumenti važniji su od brojača. Svaki prijem je ili uskladišten i knjižen, ili namerno ostavljen otvoren sa robom koja stoji u obeleženoj zoni prijema. Svako komisioniranje je ili potvrđeno ili pušteno. Svaki transfer između vaših lokacija je ili primljen na drugom kraju ili vidljivo u tranzitu. Popis preko podova sa nedovršenim dokumentima meri papirologiju, a ne zalihu.

Granica: povucite liniju, pa je zapišite

Granica obračunskog perioda nije komplikovana, ali ne prašta, jer je reč o tačnim trenucima, a magacin se za njih ne zaustavlja. Navike koje je čine uverljivom su male:

• Imenujte trenutak. Poslednji prijem i poslednja otprema u godini, u određeno vreme, dogovoreno unapred. Sve što stigne posle toga čeka u obeleženoj zoni i knjiži se u novoj godini.
• Zabeležite poslednje brojeve dokumenata. Poslednji prijem robe, poslednju otpremu, poslednji transfer u godini. Kad su ti brojevi zapisani, pitanje „da li je ovo bilo u decembru ili januaru?“ ima odgovor u jednoj rečenici umesto arheološkog projekta.
• Pogledajte dvorište. Natovarena prikolica koja stoji napolju u ponoć je pitanje granice obračunskog perioda na točkovima. Da li je otpremljena, ili je još zaliha? Odlučite, zapišite, fotografišite.
• Znajte šta je između lokacija. Roba koja se u ponoć kreće između dva vaša magacina nije ni u jednoj zgradi, a i dalje je vaša. Ako se transferi knjiže kao otprema na jednom kraju i prijem na drugom, lista otvorenih transfera je lista robe u tranzitu. Ako nisu, ta roba jednostavno nestane iz oba popisa.

Da li je roba na kamionu kupca ili dobavljača već vaša, zavisi od uslova isporuke, a to je pitanje za one koji su napisali ugovor. Posao magacina je da ima dokumente koji pokazuju gde je roba fizički bila i koji papiri su se kretali s njom.

Roba koja nije vaša

Ovo je pitanje koje mešoviti magacin najčešće pogrešno reši. Prevoznik ili logistička kompanija koja skladišti robu za kupce može imati više paleta u ime drugih nego svojih. Neke firme čuvaju konsignacionu zalihu koja ostaje dobavljačeva dok se ne upotrebi. A većina firmi poseduje zalihu koja nije u njenoj zgradi: u magacinu treće strane, na iznajmljivanju, u servisnom vozilu, na konsignaciji kod kupca.

Dva pravila održavaju ovo poštenim. Roba koju čuvate za druge popisuje se, jer ste za nju odgovorni, ali se vodi na njenog vlasnika i nikad u vašem sopstvenom broju zalihe. A roba koju posedujete izvan vaših prostorija vodi se po lokaciji, uz nešto od strane držaoca koje to potvrđuje.

Oba pravila su laka u decembru samo ako su važila celu godinu. Ako je roba kupca ušla preko pravog prijema i živi na svojoj knjizi, lista čuvanja je izveštaj. Ako je ušla preko telefonskog poziva i stoji na istim policama pod istim brojevima artikala, razdvajanje na kraju godine je nagađanje, i to nagađanje pred revizorom. O strani prijema pisali smo u čuvanju robe kupaca.

Povraćaji, oštećenja i kutak za karantin

Svaki magacin ima kutak gde stvari čekaju: povraćaji koji još nisu pregledani, oštećena roba koja čeka odluku o reklamaciji, zaliha zadržana zbog pitanja kvaliteta. Fizički su prisutni, često vaši, i vrlo moguće ne vrede onoliko koliko sistem kaže. Kako ih vrednovati nije odluka magacina. Učiniti ih vidljivim jeste. Robu sa poznatim stanjem, vlasnikom i statusom može vrednovati onaj ko to zna. Roba u neobeleženom kutku otkriva se u februaru.

Kalendar koji se ne završava decembarskim projektom

• Oktobar i novembar: dogovorite datum i obim popisa sa računovođom i revizorom. Pitajte da li ciklični popisi iz te godine mogu da podrže broj na kraju godine, i kakav dokaz bi tražili. To je njihova odluka, i jeftinije je pitati sada nego u januaru.
• Početak decembra: rešite otvorene dokumente. Stare prijeme, nepotvrđena komisioniranja, transfere koje niko nije primio. Svaki od njih je razlika koju biste inače pronašli na popisu.
• Poslednji dan: imenujte trenutak granice obračunskog perioda, zabeležite poslednje brojeve dokumenata, obiđite dvorište, obeležite zonu čekanja, odštampajte listu čuvanja.
• Januar: uskladite popis sa knjigom, objasnite svaku razliku iznad vašeg praga, i odložite dokaze tamo gde se mogu pronaći kada pitanje stigne u martu.

Obrazac iza svega je isti kao kod popisa. Magacin čija je knjiga tačna celu godinu zatvara godinu pokretanjem izveštaja. Magacin čija je knjiga tačna samo jednom godišnje zatvara je rekonstrukcijom, a rekonstrukcija je deo kome niko ne veruje.

U navichainu zaliha je knjiga, a ne broj: stanje po artiklu i po magacinu, sa svakim pokretom na revizorskom tragu, tako da je poslednji pokret pre ponoći provera, a ne sećanje. Palete i lokacije imaju adrese, popisi mogu biti ograničeni na magacin, zonu ili listu artikala i izvedeni slepo, a popis u istom koraku koriguje palete i knjigu. Roba kupaca u čuvanju ulazi preko zapečaćenog, barkodiranog prijemnog lista i ostaje na svojoj knjizi, tako da je lista čuvanja izveštaj. Stranica magacina prikazuje ostalo, a cene prikazuju koliko to košta.