Problem dvaju skladišta: roba u prijevozu između vlastitih lokacija

Drugo skladište obično stiže kao dobra vijest: više prostora, bliže skupini kupaca, ugovor o najmu previše dobar da bi se odbio. Nekoliko mjeseci kasnije na tjednom sastanku javlja se novo pitanje. Četrdeset kutija napustilo je glavno skladište u utorak. Drugo skladište kaže da je primilo trideset šest. Nitko nije siguran jesu li ostale četiri negdje na polici, na kamionu, ili nikad nisu utovarene.

To je problem dvaju skladišta. Premještanje robe između vlastitih lokacija djeluje kao unutarnja stvar, pa dobiva manje papirologije od svega drugoga u zgradi. Nijedan kupac ne čeka, nijedan račun se ne izdaje, vlasništvo se ne mijenja. I baš zato tamo roba nestaje.

Prijenos je dvije stvari odjednom

Svaki prijenos između lokacija istovremeno je fizička otprema i pokret u knjizi. Otprema pomiče robu, pokret u knjizi pomiče brojku zalihe. Većina problema dolazi od toga što se radi jedno bez drugoga.

• Roba se pomiče, knjiga ne. Skladište A i dalje prikazuje tu zalihu, skladište B ima je na polici, ali ne u sustavu. Kupcu se obeća roba iz A koje tamo više nema, dok B ne može prodati ono što fizički drži.
• Knjiga se pomiče, roba ne. Netko knjiži prijenos u uredu, paleta još stoji u otpremnom području A, a B sada nema zalihu koja nikad nije otpremljena.
• Knjiga se pomiče jednom, u jednom koraku. Zaliha napušta A i pojavljuje se u B u istom trenutku, kao da kamion nije trebao vrijeme. Što se događa na putu, uključujući paletu ostavljenu na putu, ostaje nevidljivo.

Tri stanja, ne dva

Rješenje je tretirati prijenos onako kako biste tretirali isporuku kupcu, s jasnim stanjem u svakoj točki:

1. U skladištu A. Na polici, u zalihi A, može se obećati iz A.
2. U prijevozu. Otpremljeno iz A, još nije primljeno u B. Ne može se obećati ni iz jednog od skladišta, ali je i dalje vaše, i dalje se broji, i dalje je na popisu.
3. U skladištu B. Primljeno, provjereno i odloženo, u zalihi B.

„U prijevozu“ je stanje koje je bitno. Trebalo bi biti stvarno mjesto u knjizi, s količinom, datumom i dokumentom iza sebe, a ne praznina između dva broja. Roba koja je u prijevozu dulje nego što traje vožnja pitanje je na koje netko mora odgovoriti, a popis otvorenih prijenosa je mjesto gdje se to pitanje postavlja.

Dvije potvrde, ne jedna

Prijenos je dovršen samo kad su obje strane potvrdile.

Otprema iz A potvrđuje što je zapravo otišlo: koji artikli, koliko, na kojim paletama, na kojem vozilu. Izlazi zalihu iz A i stavlja je u prijevoz.

Primitak u B potvrđuje što je zapravo stiglo, provjereno prema onome što A kaže da je otpremila. Izlazi zalihu iz prijevoza i unosi je u B.

Kad se te dvije stvari slažu, prijenos se zatvara. Kad se ne slažu, razlika ostaje otvorena, kao kratak popis s imenom uz njega, dok netko ne pronađe robu ili objasni razliku. To je cijela disciplina. Košta skeniranje na svakom kraju, a pretvara „nedostaju četiri kutije“ iz zagonetke u pitanje s dva moguća mjesta za traženje.

Vrijedi reći otvoreno: potvrda s obje strane sporija je od jedne knjižbe, a u užurbanom danu skladište primatelj bit će u napasti da robu prvo odloži, a potvrdi kasnije. Pomaže kratko pravilo: ništa ne ide na policu u B prije nego što je primitak potvrđen. Roba koja na to čeka stoji u označenom prijamnom području, gdje se i dalje vidljivo vodi kao u prijevozu.

Kamion između

Ako prijenos ide vašim vlastitim kamionom, to je tura kao i svaka druga, sa stajanjima, vremenima i vozačem. Ako ide s prijevoznikom, to je rezervacija s otpremnicom. U oba slučaja transport i prijenos trebali bi se pozivati jedno na drugo, tako da se pitanje o robi može odgovoriti iz vozila, a pitanje o vozilu iz robe.

Kad transport i skladište žive u različitim sustavima, baš se ta veza gubi: kamion prikazuje dovršenu turu, skladište prikazuje otvoren prijenos, i ništa ih ne povezuje. O tom šavu pisali smo u transportu i skladištu u jednom sustavu.

Kraj mjeseca, kraj godine i popis koji nitko ne pregledava

Otvoreni prijenosi prva su stvar koju treba provjeriti kod svakog cut-offa. Roba koja je u prijevozu u ponoć posljednjeg dana godine nije u nijednoj zgradi, a ipak je vaša. Ako nije na popisu, nije ni u jednoj od inventura. O toj strani na kraju godine pisali smo u skladištu na kraju godine.

Tjedna rutina je jednostavnija: jedan pogled na popis otvorenih prijenosa, sortiran po starosti. Sve starije od trajanja vožnje dobiva telefonski poziv. Većinu tjedana popis je kratak. Tjedni kad nije su tjedni kad vas je spasio.

U navichainu zaliha se vodi po artiklu i po skladištu, sa svakim pokretom u knjizi, tako da je broj na svakom skladištu broj na kojem radi cijeli ured. Rezervirana roba se zadržava, tako da se ista paleta nikad ne obeća dvaput, a prag za narudžbu postavlja se po skladištu. Kad se roba kreće vlastitim kamionima ili kod prijevoznika, transport radi na istoj zalihi i istim kupcima, bez ponovnog upisivanja. Stranica skladišta prikazuje ostalo, a cijene prikazuju što to košta.