Naplata skladištenja: modeli koji skaliraju s paletom, danom ili oboje

Većina cijena skladištenja određuje se jednom, na sastanku, a zatim se o njima raspravlja svaki mjesec dok kupac ostaje. Sama cijena rijetko je problem. Problem je što nitko nije zapisao što se zapravo naplaćuje: koja paleta, koji dan, brojano kako. Prva faktura te praznine pretvara u spor, a svaka faktura nakon toga ga ponovno otvara.

Postoji samo nekoliko uobičajenih načina naplate skladištenja. Svaki je razuman, svaki nagrađuje drugo ponašanje, i svaki treba nekoliko definicija dogovorenih prije nego što se može naplatiti bez spora.

Uobičajeni modeli

Po paletnom mjestu i danu. Kupac plaća za svaku paletu, za svaki dan koji stoji u vašem skladištu. To je najpravedniji model za obje strane kad se količine mijenjaju, jer naknada prati zalihu gore i dolje. Treba i najtočnije zapise: morate znati kad je svaka paleta stigla i kad je otišla.

Po paletnom mjestu i tjednu ili mjesecu. Ista ideja s grubljim satom. Jednostavnije za fakturiranje, ali svaka granica razdoblja postaje pitanje. Plaća li paleta koja je stigla 29. za cijeli mjesec? Ako je odgovor „ovisi o kupcu“, imate više modela cijena, ne jedan.

Po četvornom metru ili vlastitom prostoru. Kupac iznajmljuje dio zgrade, bez obzira što u njoj stoji. To odgovara stabilnim količinama, glomaznoj ili nespretnoj robi koja ne stane na paletno mjesto, i kupcima koji žele svoj ograđeni prostor. Nagrađuje kupca za popunjavanje prostora i štiti vas kad ga ne popuni, uz trošak nekonkurentnosti kad se njegova zaliha smanji.

Naknade za rukovanje, na ulazu i izlazu. Naknada po primljenoj paleti i po otpremljenoj paleti ili narudžbi, obično uz jedan od gornjih modela skladištenja. U rukovanju leži rad, pa cijena koja pokriva samo skladištenje za kupca s brzim protokom tiho subvencionira njegov protok vašim satima viličara.

Minimalna naknada. Donja granica po mjesecu, da kupac s tri palete ne košta više u administraciji nego što plaća. Mala stvar, ali uklanja cijelu kategoriju neprofitabilnih računa.

Većina stvarnih cjenika kombinira dva ili tri od ovih. To je u redu, sve dok svaki dio ima svoju definiciju.

Što nagrađuje svaki model

Cijena je i uputa. Naplata po paletodanu govori kupcima da zalihu održavaju tankom i brzo je preuzimaju, što je dobro za vaš prostor i teže za vaše planiranje, jer količine osciliraju. Naplata po prostoru govori im da je prostor već plaćen, pa će ga popuniti, a roba sporog protoka će se u njemu zadržati. Naplata rukovanja izdašno, a skladištenja jeftino, nagrađuje kupce koji ostaju dugo; obrnuta kombinacija nagrađuje one koji brzo preuzimaju robu.

Ništa od toga nije pogrešno. Korisno pitanje prije ponude je koju vrstu kupca želite više, i nagrađuje li model koji upravo nudite tog kupca ili onog drugog.

Sat: kada počinje dan?

Otuda zapravo dolazi većina sporova o skladištenju, i to je dio koji je najjeftinije riješiti unaprijed.

• Dan dolaska i odlaska. Plaća li paleta koja stiže u 16:00 za taj dan? Plaća li paleta koja odlazi u 8:00 za dan kad odlazi? Oba odgovora su obranjiva. Nemati odgovor nije.
• Snimka stanja ili neprekidno. Neka skladišta broje zalihu jednom po razdoblju, recimo svakog ponedjeljka ujutro, i naplaćuju ono što tamo stoji. Druga naplaćuju svaki paletodan koji je stvarno iskorišten. Snimka stanja je jednostavnija, ali kupac koji otprema petkom a prima utorkom u njoj se nikad ne pojavljuje.
• Što se broji kao paleta. Standardna paleta do navedene visine je jedno mjesto. Je li previsoka paleta dvije? Pol-paleta pol? Rastresene kutije na polici? Zapišite jedinicu, s dimenzijama.
• Djelomična razdoblja i cut-off. Ako mjesec završava u subotu, koji pokreti pripadaju kojoj fakturi? Isto pitanje o cut-offu kao na kraju godine, samo dvanaest puta godišnje.

Sat koji je upisan u ugovor može primijeniti bilo tko. Sat koji postoji samo u glavi jedne osobe sljedeća osoba primjenjuje drugačije, i kupac to primijeti prije vas.

Zapisi na kojima stoji faktura

Bez obzira na model, faktura za skladištenje dobra je samo onoliko koliko je dobar zapis o tome kad je svaka paleta stigla i otišla. Ako se roba prima na urednom dokumentu s datumom i vremenom, i otpušta na isti način, paletodani su čista aritmetika. Ako se dolasci bilježe na papiru a odlasci izvode iz plana prijevoza, svaka faktura je procjena, a procjena poziva na prigovor.

Isti zapisi odgovaraju na pitanja koja kupci zapravo postavljaju. Zašto je ovaj mjesec veći? Pokažite palete, datume, dane. Je li ta paleta još bila ovdje 3.? Pokažite otpremu. Kupac koji vidi vlastitu zalihu i vlastite pokrete puno manje raspravlja o fakturi, jer ne ostaje ništa za nagađanje.

O strani primitka pisali smo posebno, u čuvanju kupčeve robe: roba koja se čuva za druge treba potvrdu koju su potpisale obje strane, i to je isti dokument koji pokreće sat skladištenja.

Prije prve fakture

Kratki popis za provjeru, dogovoren pismeno sa svakim kupcem skladištenja:

1. Model: po paletodanu, po razdoblju, po prostoru, ili kombinacija.
2. Jedinica: što je jedno paletno mjesto, s dimenzijama i što se događa iznad njih.
3. Sat: dan dolaska, dan odlaska, snimka stanja ili neprekidno.
4. Rukovanje: što pokreće naknadu na ulazu, naknadu na izlazu, i eventualnu naknadu po narudžbi.
5. Minimum, ako postoji.
6. Gdje kupac može vidjeti zalihu i pokrete na kojima je izgrađena faktura.

Šest redaka, i većina sporova o fakturama sljedeće godine se ne dogodi.

U navichainu kupčeva roba na čuvanju dolazi na zapečaćenom, barkodiranom primitku robe, a skladištenje se naplaćuje po paletodanu iz knjige čuvanja, tako da se nijedan paletodan nikad ne naplati dvaput. Kupci vide vlastitu robu u svom portalu, i ničiju drugu, a fakture idu u Fortnox ili Visma eAccounting. Stranica skladišta prikazuje ostalo, a cijene prikazuju što to košta.