Le stock en rayon n'est pas une promesse : en stock, réservé, disponible et à venir

Un client appelle un grossiste un mardi après-midi et demande quarante raccords de tuyauterie pour jeudi. La personne au service commercial ouvre l’écran de stock, lit quarante-deux et dit oui. Le mercredi, le préparateur se rend à l’emplacement et en trouve douze.

Rien n’a été mal compté. Trente des quarante-deux ont été prélevés le lundi dans une cage pour un entrepreneur qui vient les récupérer le vendredi, et l’écran compte ce qui se trouve dans le bâtiment. Le commercial a répondu à la question pour laquelle l’écran a été conçu. C’était la mauvaise question.

Quatre chiffres sous un seul nom

La plupart des bureaux disent « stock » et désignent celui de ces chiffres qu’ils ont sous les yeux à ce moment précis.

En stock. Ce qui se trouve physiquement dans le bâtiment, quelle que soit sa destination.

Réservé. En stock, mais engagé sur une commande qui n’a pas encore été expédiée.

Disponible. En stock moins réservé. C’est le seul chiffre à partir duquel une promesse pour aujourd’hui peut être faite.

À venir. Commandé auprès d’un fournisseur, mais pas encore reçu. C’est une prévision assortie d’une date.

Un chiffre de stock peut être parfaitement exact et produire tout de même une promesse rompue, parce que l’exactitude appartient au premier chiffre et la promesse au troisième.

Où la promesse se dérègle

Les erreurs sont ordinaires, et chacune est, vue de l’intérieur, une habitude raisonnable.

La réservation se fait au prélèvement, pas à la commande. Entre la commande du lundi et le prélèvement du mercredi, la même marchandise peut être vendue deux fois. Les deux commandes ont été acceptées en toute bonne foi.

Le « à venir » se lit comme s’il était déjà arrivé. Le fournisseur avait confirmé soixante pour mercredi. Quarante-huit sont arrivés, le jeudi. La promesse a été faite sur la foi de la confirmation.

Un stock invendable est compté comme du stock. Marchandise abîmée en attente d’une réclamation, bien propre d’un client que vous conservez pour lui, palette en quarantaine. Tout cela est en stock. Rien de tout cela n’est disponible.

L’unité change d’un écran à l’autre. Les achats achètent par cartons de vingt-cinq, l’entrepôt compte à la pièce, et le client commande au mètre.

La marchandise est dans l’autre entrepôt. Le chiffre était juste pour l’entreprise et faux pour l’agence qui doit livrer demain.

Une livraison partielle est une décision, et elle a un responsable

Quand la quantité disponible est insuffisante, il y a deux réponses honnêtes : expédier maintenant ce qui est là et le reste plus tard, ou retenir la commande jusqu’à ce qu’elle soit complète. Chacune a son prix. Une seconde livraison coûte un arrêt supplémentaire sur une tournée. Retenir la commande peut coûter au client une journée avec des monteurs qui attendent sur le chantier.

Ce choix appartient au client, et le bon moment pour le lui proposer est tant qu’il est encore au téléphone. Cela ne fonctionne que si le manque est visible au moment de la saisie de la commande. Une fois découvert au rayon, c’est l’entrepôt qui décide par défaut, et le client l’apprend par le bon de livraison.

La ligne qui reste en souffrance a besoin de deux choses inscrites à côté : une date, et une personne. Une commande en reliquat sans responsable finit généralement par être redécouverte par le client.

Le jour de livraison est à la fois un fait de stock et un fait de transport

Un grossiste avec ses propres véhicules ne promet pas « préparé jeudi ». Il promet « chez vous jeudi ». Que cela tienne dépend de la tournée qui couvre ce secteur, de la place en poids et en volume restant sur le véhicule, et de l’heure à laquelle la préparation doit être terminée pour que la marchandise attrape la tournée.

Quand le stock vit dans un système et le plan de tournées dans un autre, la vente promet à partir du premier, et l’exploitation découvre le second. Le client entend « oui, jeudi », puis « désolé, vendredi » — de deux personnes qui avaient chacune raison pour leur moitié.

Ce que cela ne corrige pas

Un comptage faux. Le disponible se calcule à partir du stock. Si le chiffre de rayon est faux, tout chiffre construit dessus l’est aussi — et paraît pourtant précis.

Un fournisseur en retard. Séparer le « à venir » du stock vous empêche de promettre une marchandise que vous n’avez pas. Cela ne la fait pas arriver.

Des réservations qui ne meurent jamais. Un devis qui bloque de la marchandise pendant six semaines vide le chiffre disponible sans que personne n’ait rien vendu. Quelqu’un doit décider combien de temps une réservation peut vivre sans commande derrière elle.

Un exercice pour un après-midi calme

Prenez dix lignes de commande du mois dernier livrées en retard ou incomplètes. Pour chacune, posez trois questions. Quel chiffre la personne a-t-elle lu quand elle a fait la promesse ? Lequel des quatre était-ce vraiment ? Quand la réservation a-t-elle été faite — à la commande ou au prélèvement ?

La plupart des grossistes constatent que le comptage était correct dans la grande majorité des cas. La promesse venait du mauvais des quatre chiffres corrects.

Où se situe navichain

navichain tient le stock, les achats et le transport sur un seul jeu de chiffres. La marchandise réservée est bloquée, si bien que la même palette n’est jamais promise deux fois. Les quantités en stock sont tenues par article et par entrepôt, dans l’unité où vous comptez réellement, avec chaque réception, prélèvement et correction sur une piste d’audit. Les commandes d’achat sont réceptionnées contre la commande, si bien que « commandé » et « arrivé » restent deux faits distincts, et le bon de livraison et la facture du fournisseur sont vérifiés contre les deux avant que vous ne payiez.

Ce que la plupart des systèmes de stock laissent de côté, c’est la livraison. Dans navichain, les tournées qui transportent la marchandise sont planifiées dans le même système, si bien qu’une commande préparée devient une réservation sur un véhicule sans que personne ne la ressaisisse, la preuve de livraison signée du chauffeur vient se poser sur cette commande, et le client la suit dans son propre portail. La page de la plateforme détaille ce que cela recouvre. Votre comptabilité reste où elle est, et il n’y a pas de frais d’implémentation pour commencer : un seul module est généralement opérationnel en quelques jours.