Facturer le stockage : des modèles qui suivent la palette, le jour ou les deux

La plupart des prix de stockage sont fixés une fois, en réunion, puis discutés chaque mois tant que le client reste. Le prix lui-même est rarement le problème. Le problème, c’est que personne n’a écrit ce qui était facturé : quelle palette, quel jour, compté comment. La première facture transforme ces zones d’ombre en litige, et chaque facture suivante le rouvre.

Il n’existe qu’une poignée de façons courantes de facturer le stockage. Chacune est raisonnable, chacune récompense un comportement différent, et chacune a besoin de quelques définitions convenues avant de pouvoir être facturée sans discussion.

Les modèles courants

Par emplacement palette et par jour. Le client paie pour chaque palette, chaque jour où elle se trouve dans votre entrepôt. C’est le modèle le plus équitable pour les deux parties quand les volumes bougent, car la facturation suit le stock à la hausse comme à la baisse. Il demande aussi les relevés les plus précis : il faut savoir quand chaque palette est arrivée et quand elle est partie.

Par emplacement palette et par semaine ou par mois. La même idée avec une horloge plus grossière. Plus simple à facturer, mais chaque limite de période devient une question. Une palette arrivée le 29 paie-t-elle le mois entier ? Si la réponse est « cela dépend du client », vous avez plusieurs modèles de facturation, pas un seul.

Par mètre carré ou zone dédiée. Le client loue une partie du bâtiment, quoi qu’il s’y trouve. Cela convient aux volumes stables, aux marchandises encombrantes ou inadaptées à un emplacement palette, et aux clients qui veulent leur propre zone clôturée. Cela récompense le client qui remplit l’espace et vous protège quand il ne le fait pas, au prix d’être moins compétitif quand son stock se réduit.

Frais de manutention, à l’entrée et à la sortie. Un frais par palette reçue et par palette ou commande expédiée, généralement en plus d’un des modèles de stockage ci-dessus. La manutention, c’est là que se trouve la main-d’œuvre, donc un prix de stockage seul pour un client à forte rotation subventionne discrètement son débit avec vos heures de chariot élévateur.

Frais minimums. Un plancher par mois, pour qu’un client avec trois palettes ne vous coûte pas plus à administrer qu’il ne paie. Peu de chose, mais cela élimine toute une catégorie de comptes non rentables.

La plupart des grilles tarifaires réelles combinent deux ou trois de ces éléments. C’est très bien, à condition que chaque partie ait sa propre définition.

Ce que chaque modèle récompense

Le prix est aussi une instruction. Facturer à la palette-jour dit aux clients de garder un stock maigre et de le retirer rapidement, ce qui est bon pour votre espace et plus difficile pour votre planification, car les volumes varient. Facturer à la surface leur dit que l’espace est déjà payé, donc ils le rempliront, et le stock à rotation lente s’y installera. Facturer la manutention généreusement et le stockage bon marché récompense les clients de longue durée ; l’inverse récompense les clients à rotation rapide.

Aucun de ces modèles n’est faux. La question utile avant de proposer un prix est de savoir quel type de client vous voulez attirer davantage, et si le modèle que vous êtes sur le point d’offrir récompense ce client-là ou l’autre.

L’horloge : quand commence un jour ?

C’est de là que viennent vraiment la plupart des litiges de stockage, et c’est la partie la moins coûteuse à régler à l’avance.

• Jours d’arrivée et de départ. Une palette qui arrive à 16h00 paie-t-elle cette journée ? Une palette qui part à 8h00 paie-t-elle le jour de son départ ? Les deux réponses sont défendables. Ne pas avoir de réponse ne l’est pas.
• Instantané ou continu. Certains entrepôts comptent le stock une fois par période, disons chaque lundi matin, et facturent ce qui s’y trouve. D’autres facturent chaque palette-jour réellement utilisée. Un instantané est plus simple, mais un client qui expédie le vendredi et reçoit le mardi n’y apparaît jamais.
• Ce qui compte comme une palette. Une palette standard jusqu’à une hauteur donnée compte pour un emplacement. Une palette hors hauteur compte-t-elle pour deux ? Une demi-palette pour une demi-place ? Des cartons en vrac sur une étagère ? Écrivez l’unité, avec les dimensions.
• Périodes partielles et coupure. Si le mois se termine un samedi, quels mouvements appartiennent à quelle facture ? La même question de coupure qu’en fin d’année, simplement douze fois par an.

Une horloge inscrite dans le contrat peut être appliquée par n’importe qui. Une horloge qui vit dans la tête d’une seule personne est appliquée différemment par la personne suivante, et le client s’en aperçoit avant vous.

Les relevés sur lesquels repose la facture

Quel que soit le modèle, une facture de stockage ne vaut que ce que valent les relevés indiquant quand chaque palette est arrivée et repartie. Si les marchandises sont réceptionnées sur un document en règle avec une date et une heure, et libérées de la même façon, les palette-jours sont de l’arithmétique. Si les arrivées sont notées sur papier et les départs déduits du plan de tournée, chaque facture est une estimation, et une estimation appelle une contestation.

Les mêmes relevés répondent aux questions que les clients posent réellement. Pourquoi ce mois-ci est-il plus élevé ? Montrez les palettes, les dates, les jours. Cette palette était-elle encore là le 3 ? Montrez la sortie. Un client qui peut voir son propre stock et ses propres mouvements discute bien moins de la facture, car il ne reste rien à deviner.

Nous avons écrit sur le volet réception séparément, dans le stockage de marchandises de clients : les marchandises détenues pour autrui ont besoin d’un bon de réception signé des deux côtés, et c’est le même document qui déclenche l’horloge de stockage.

Avant la première facture

Une courte liste, convenue par écrit avec chaque client de stockage :

1. Le modèle : à la palette-jour, par période, par zone, ou une combinaison.
2. L’unité : ce qu’est un emplacement palette, avec ses dimensions et ce qui se passe au-dessus.
3. L’horloge : jour d’arrivée, jour de départ, instantané ou continu.
4. La manutention : ce qui déclenche un frais à l’entrée, un frais à la sortie, et tout frais par commande.
5. Le minimum, s’il y en a un.
6. L’endroit où le client peut voir le stock et les mouvements sur lesquels la facture est construite.

Six lignes, et la plupart des litiges de facturation de l’année suivante n’ont pas lieu.

Dans navichain, les marchandises de clients en dépôt entrent par un bon de réception scellé et codé à barres, et le stockage est facturé à la palette-jour à partir du registre de dépôt, si bien qu’aucune palette-jour n’est jamais facturée deux fois. Les clients voient leurs propres marchandises dans leur portail, et celles de personne d’autre, et les factures partent vers Fortnox ou Visma eAccounting. La page de l’entrepôt montre le reste, et les tarifs montrent ce que cela coûte.