La conversación del taller: ¿puesto propio o servicio externo?

Pregunte a un responsable de flota si debería tener su propio taller y la conversación casi siempre empieza por un precio: lo que cuesta la hora de un mecánico externo, frente a lo que cuesta nuestro propio técnico. Es un buen punto de partida y un mal punto de llegada, porque esas dos cifras no son del mismo tipo. Una es un precio por trabajo. La otra es un coste fijo que solo se convierte en precio por trabajo si el puesto está lo bastante ocupado, y saber si lo está es una pregunta sobre la carga de trabajo de su flota, no sobre la tarifa horaria de los mecánicos.

Lo que tiene que ganar un puesto propio

Un puesto de taller propio es un paquete de costes que llegan tenga o no un camión en el elevador: el local, el equipo de elevación y de diagnóstico, las herramientas, la formación y, sobre todo, el técnico cuyo tiempo se paga cada día laborable. Esos costes son fijos. El trabajo no. La demanda de mantenimiento de una flota tiene dos formas. La parte programada, es decir, las revisiones por kilometraje o por calendario, las inspecciones y los cambios de neumáticos, es predecible y se puede planificar con semanas de antelación. La parte imprevista, la avería, el daño, el defecto que se descubre en la ronda matinal del vehículo, llega cuando quiere.

Esa mezcla es lo que hace difícil la ocupación. Si dimensiona el puesto para la semana media, está vacío en las semanas tranquilas y desbordado en las malas, y entonces el trabajo imprevisto o espera o se va fuera de todos modos. Si lo dimensiona para el pico, paga una capacidad que pasa la mayor parte del año esperando trabajo. Los equipos pequeños añaden una fragilidad propia: un técnico es un único punto de fallo. Unas vacaciones, una baja o una dimisión acaban con la capacidad interna de la noche a la mañana, y el taller externo que dejó de usar puede que no tenga hueco para usted cuando vuelva.

Una prueba honesta no necesita la referencia de nadie más, solo sus propios registros. Sume las horas que genera su plan de mantenimiento en un mes normal, solo el trabajo programado, y pregúntese si eso llena el mes de un técnico. Si llena la mayor parte, el puesto tiene una base sobre la que sostenerse. Si llena una fracción, está pagando para que el resto del mes espere averías.

Lo que cuesta un taller externo y no está en la factura

Las fortalezas del taller externo son exactamente las debilidades del puesto propio. Reparte sus costes fijos entre muchos clientes, tiene las herramientas especializadas y las personas que las usan a diario, y absorbe sus picos en la capacidad de otro. Lo que paga a cambio está en parte en la factura y en parte no, y lo que no está es el control.

Usted hace cola detrás de otros clientes, y sus prioridades son las suyas. El hueco que le ofrecen puede no encajar con el vacío de su plan de rutas: el camión que podría haber vuelto el jueves por la tarde vuelve el viernes, y la ruta montada a su alrededor hay que rehacerla. Los días que un vehículo pasa fuera de la carretera rara vez se pasan con una llave en la mano. Se pasan esperando un hueco, una pieza, una llamada, y una relación externa alarga justo esa espera, porque la persona que decide el orden de los trabajos no es la que necesita el camión. Añada los traslados, porque alguien tiene que llevar el vehículo y recogerlo, y que una reclamación se resuelva por teléfono en lugar de cruzando el patio.

Nada de esto hace del trabajo externo la peor opción. Algunos trabajos los hace un tercero autorizado sea cual sea el camino que elija, la inspección técnica periódica es un ejemplo, y una flota sin el volumen que justifique las herramientas de un especialista hace bien en comprar las horas del especialista. La cuestión es que el precio de ese acuerdo incluye el control sobre la programación, y que conviene contarlo como un coste en lugar de descubrirlo como una sorpresa.

El modelo mixto que la mayoría de flotas practica de verdad

Pregunte a flotas de este tamaño qué hacen en realidad y pocas responderán «todo dentro» o «todo fuera». La forma habitual es un reparto por tipo de trabajo. El trabajo frecuente, pequeño y predecible se queda dentro porque es rápido, está a mano y mantiene ocupado a un técnico: revisiones de rutina, comprobaciones, luces, neumáticos, las pequeñas reparaciones que destapa una inspección. El trabajo raro, pesado o especializado sale fuera: grandes trabajos de motor y caja de cambios, carrocería, equipos frigoríficos, plataformas elevadoras y todo lo que requiera equipo que de otro modo quedaría sin uso. El desbordamiento de los picos también sale fuera, de modo que el puesto se dimensiona para la carga constante y no para la peor semana del año.

El reparto no es una decisión de una sola vez, porque deriva. Una flota que crece puede cruzar el punto en que un segundo técnico estaría plenamente ocupado; una que se reduce puede cruzarlo en sentido contrario. Un tipo de vehículo que antes no tenía trae trabajos que el puesto no puede hacer. Merece la pena volver a trazar la línea cuando se mueve, y se mueve más a menudo de lo que advierte la conversación anual sobre el presupuesto.

El registro tiene que ser un solo registro

El modelo mixto tiene un modo de fallo que no tiene nada que ver con el dinero: el historial del vehículo se parte en dos. El trabajo hecho dentro se anota en una orden de trabajo; el hecho fuera vive en una factura en la bandeja de entrada de alguien. El cálculo de vencimientos, kilómetros desde la última revisión y días desde la última inspección, lee entonces solo la mitad de la historia. Un camión revisado fuera el mes pasado parece atrasado o, peor, uno cuyo trabajo externo nunca se registró parece al día. Sea cual sea el reparto, cada trabajo en un vehículo debería acabar en un único historial con la fecha, la lectura del cuentakilómetros y las piezas usadas, ya sea que ocurriera en su puesto o en el de otro.

Ese mismo registro permite revisar la decisión con pruebas en lugar de impresiones: qué tipos de trabajo se repiten, cuánto tiempo estuvieron realmente parados los vehículos por cada uno y cuánto del tiempo del puesto se fue en trabajo que habría sido más barato enviar fuera. Sin él, el debate entre interno y externo se hace de memoria, y la memoria conserva la avería que un taller externo lento empeoró, no los veinte trabajos que resolvió sin problemas.

Dónde está navichain

La página de la plataforma describe el lado de flota y taller de navichain: órdenes de trabajo de abiertas a cerradas, con las piezas retiradas del estante a medida que se usan; mantenimiento programado por distancia o por calendario, según el tipo de mantenimiento; defectos abiertos a partir de inspecciones y aplazados con un responsable y un plazo; y talleres, existencias de piezas y pedidos a proveedores en un mismo sitio. Es el tipo de registro del que depende esta decisión: historial y vencimientos juntos, en lugar de repartidos entre la pizarra del taller y una bandeja llena de facturas. El lado del almacén se trata en Recambios de taller: el almacén también es un libro de cuentas. Lo que el software no hace es tomar la decisión por usted. Sigue siendo una pregunta sobre su propia ocupación y su propia tolerancia a la espera.