Povlačenje serije je problem pretrage: od broja serije do primaoca pre kraja dana

Mejl proizvođača stiže u petak dvadeset do četiri. Jedna serija leka na recept treba da ide u karantin i da bude povučena. Kod distributera osoba odgovorna za kvalitet ima jedno pitanje da reši pre nego što se dogodi bilo šta drugo: gde je ona?

Nešto je na polici. Nešto je komisionirano jutros za ponedeljkovu turu. Ostalo je otišlo jedanaest kupaca u poslednjih šest nedelja. Ona izvlači stavke prodaje iz ERP-a, lokacije iz magacinske tabele i potpisane otpremnice iz fascikle. Do subote u podne ima spisak u koji je dosta sigurna.

Niko nije napravio ništa loše. Svaki zapis je postojao. Bili su na tri mesta, i samo jedan od njih je nosio broj serije.

Šta smernice zaista traže

EU smernice o dobroj distribucionoj praksi lekova za humanu upotrebu (2013/C 343/01) konkretne su na ovoj tački, i kratke.

Odeljak 4.2. Zapisi moraju da sadrže datum, naziv proizvoda, količinu, naziv i adresu dobavljača, kupca ili primaoca, i broj serije najmanje za proizvode sa sigurnosnim obeležjima. Dokumenti se čuvaju period koji propisuje nacionalno pravo, a najmanje pet godina.

Odeljak 5.8. Svaku isporuku prati dokument koji, između ostalog, navodi broj serije, isporučenu količinu i naziv i adresu dostave primaoca.

Odeljak 6.5. Operacije povlačenja treba da mogu biti pokrenute odmah i u svakom trenutku. Distribucioni zapisi treba da budu lako dostupni osobi odgovornoj za povlačenje. Efikasnost postupaka treba redovno procenjivati, najmanje jednom godišnje.

„Odmah i u svakom trenutku“ obuhvata petak dvadeset do četiri. Medicinski proizvodi i druga regulisana roba imaju svoja pravila, ali praktični zahtev je isti: početi od serije i doći do svakog mesta na koje je otišla.

Tri pitanja, tri različita zapisa

Gde je u našoj zgradi? Zalihe po seriji i lokaciji, uključujući ono što je rezervisano, ono što je komisionirano i čeka, i ono što je već u karantinu.

Ko ju je primio? Isporuke po seriji: primalac, adresa, datum i količina, kako je zaista isporučeno. Narudžbina nije odgovor. Na narudžbini je bilo deset, isporučeno je osam, a komisioner ih je uzeo iz druge serije od one koju je sistem predložio.

Možemo li da pokažemo šta smo učinili? Ko je blokirao seriju i kada, ko je obavešten, šta se vratilo. Zatim usklađivanje: primljena količina jednaka je količini na zalihama plus isporučeno plus vraćeno plus uništeno.

Inspektor ide pravo na usklađivanje, jer se ono ne slaže kad su prva dva zapisa približna.

Gde se trag prekida

Serija se zapisuje pri prijemu, a ne pri komisioniranju. Zalihe znaju koje serije su u zgradi. Ništa ne zna koja je od njih otišla.

Otpremnica se štampa iz narudžbine. Nastala je pre komisioniranja i navodi šta je trebalo da se dogodi.

Povraćaji se vraćaju na policu bez serije. Roba je opet u zgradi, ali zapis više ne govori kojoj seriji pripada.

Transportna deonica je papir nekog drugog. Roba je predata prevozniku, a potpisan dokaz o isporuci leži u kabini, u redu za skeniranje ili u sistemu druge firme.

Korekcija nema autora. Korekcija zaliha od minus šest bez razloga i bez imena rupa je u usklađivanju koju kasnije niko ne može da zatvori.

Zapis mora biti težak za promenu

Zapis koji bilo ko može kasnije da doteruje dokazuje malo. To je problem tabele i fascikle, koliko god pažljivo se vode. Ono što distribucionom zapisu daje težinu je to da svaki unos nosi ko ga je napravio i kada, da se korekcije dodaju kao novi unosi umesto prepisivanja starih, i da se dokument ne može menjati nakon izdavanja.

Gde se zapis čuva takođe ima značaj. Distribucioni zapis pokazuje koje bolnice, klinike i apoteke su primile koje proizvode kojih dana. Kupci u javnom zdravstvu pitaju gde se ti podaci hostuju i pod kojom nadležnošću, i očekuju precizan odgovor.

Šta sistem ne daje

To nije vaš sistem kvaliteta. Postupak, odgovorna osoba, odluka o povlačenju i kontakt sa organom ostaju kod vas.

Ne kvalifikuje se sam. Da dokažete da je računarski sistem prikladan za svrhu kojoj je namenjen vaš je posao, koji god sistem da izaberete.

Ne skenira za vas. Serija koja nije zabeležena pri komisioniranju nije u zapisu, koliko god zapis dobro vodili.

Sprovedite vežbu

Izaberite seriju isporučenu pre četiri do šest nedelja i pokrenite vreme. Pripremite zalihe po lokaciji, spisak primaoca sa količinama i datumima, potpisane dokaze o isporuci i usklađivanje. Zaustavite vreme.

Smernice i tako traže da procenjujete svoje postupke povlačenja najmanje jednom godišnje. Proteklo vreme je vrednost koju vredi pratiti iz godine u godinu. Ako je manje od sat vremena, zapisi obavljaju posao. Ako je dan, to radi ljudi.

Gde stoji navichain

navichain vodi zalihe na nivou serije, po artiklu i po magacinu, sa svakim prijemom, komisioniranjem i korekcijom na revizorskom tragu i revizorskim tragom na nivou polja za zapise koji su važni. Roba koju primate dobija zapečaćenu, bar-kodiranu potvrdu prijema. Roba koju čuvate za kupca vodi se odvojeno od sopstvenih zaliha.

Isporuka je u istom sistemu kao i zalihe. Svaki istovar stvara sopstveni digitalni tovarni list sa navedenim primaocem, a dokaz o isporuci je zapečaćen, heširan i vremenski označen na telefonu vozača. „Ko je primio ovu seriju?“ se odgovara iz onoga što je zaista isporučeno, sa priloženim potpisom, a transportna deonica više nije posebna pretraga. Incidenti i korektivne mere se prate kao zadaci sa vlasnikom. Klase kontrole temperature vozila i GDP sertifikati vozača su među 26 propisa koje platforma primenjuje na mestu rada.

Podaci svakog kupca su u sopstvenoj, izolovanoj bazi podataka unutar EU, sa ulogama zasnovanim ovlašćenjima i dvofaktorskom autentifikacijom za administratore, i možete ih izvesti u bilo kom trenutku.

Ovo je u svakodnevnoj upotrebi. Nimes Transport AB je ključni referentni kupac koji navichain koristi dugi niz godina da ispuni zahteve GDP-a i zahteve svojih kupaca i tržišta. To je pokretalo razvoj navichaina i učinilo boljima i Nimes i navichain. Stranica platforme opisuje šta sve to uključuje.